学んだことを、すぐに試したい！業務に活かしたい！と思える<br>資料作成スキルアップ！　山形市役所

職員の資料作成のスキルアップと情報発信力向上を目指し、山形県山形市様で「伝わる」資料デザインプログラムを実施しました。こちらの記事では、研修の様子と受講者の声をご紹介します。

すぐに実践できる研修内容

研修会では、モリサワが厳選した「ここさえ押さえておけば、見やすい資料になる！」というポイントについて、お伝えしました。これにより、誰もが業務で実践しやすいテクニックを身に着けることができ、受講者からは「実践したい！活用したい！」という声が上がりました。

いただいた受講者の声をご紹介します。

受講者

住民や上司への資料を使っての説明は、ずっとついて回る業務なので、すぐ実践できるテクニックを学べてとても有意義でした。資料に余白があるとつい埋めてしまっていたが、均等に余白を使うことで見やすくするなど目からうろこな情報でした。

受講者は、具体的な業務活用をイメージできたことにより、研修会後の業務に応用しやすく、自身のスキル向上を実感いただくことにつながりました。その証拠に、研修後のアンケートでは受講者全員が自身のスキル向上を実感しました！

受講者が得た、研修会からの学びの声を紹介します。

受講者

「必要な情報を詰め込む」ために文字を小さくしたり行間を詰めたり、というのはやりがちですが、逆効果であることがわかりました。相手の立場に立って、必要な情報を取捨選択し、伝わる文書の作成を実践したいと思います。

受講者の皆さんには講義内容をもとに、テンプレートのリメイクに挑戦いただきました。受講者が作成した、リメイクのBefore/Afterを見ていきましょう。

講師コメント

研修会では受講者が挑戦したリメイク資料に対して、講師からのフィードバックをまとめた「アドバイスシート」を、個々にご提供しました。自分が作った資料に対して個別にフィードバックがもらえる特典は、受講者からとても好評でした！

アドバイスシートを受け取った、受講者の声をご紹介します。

受講者

専門の知識が薄いためこれまで自分でおかしいと感じても、どう直せばよいかわかりませんでした。「相手が読みやすい文書」とはよく言われることですが、どうすればよいかわからなかったため、具体的な説明は参考になりました。また、宿題を提出しアドバイスをいただけるのは、とても良い取り組みだと感じました。

個別に講師からフィードバックをもらうことで、より具体的に改善方法がイメージしやすくなり、スキルの定着、業務活用につながります。

研修に参加したことによって、相手を意識したウエイトやフォントの活用を業務に活かしたい、将来的にこんなことを実現したいという思いが、職員の中で生まれるようになりました。

研修会を通じて、より良い情報発信を心掛けようとしている職員の声を紹介します。

受講者

伝えたい情報を盛り込みすぎて、伝わりにくい資料になっていたことに気が付くことが出来ました。研修でご指導いただいたノウハウを活かし、相手に伝わりやすい資料づくりを心掛けたいと思います。

市民向けに「制度のご案内」や「申請書」を作成しているが、レイアウトにメリハリがなく、伝わるものではなかったと反省しました。今後学んだことを生かして来年度は伝わるものにしたいと思います。

確認事項が年々増加し、日々煩雑化する業務の中でヒューマンエラーの低減は非常に重要です。文字やレイアウトの設定など日常的に触れる情報媒体のデザインを工夫することは、これに大きく貢献できると思います。
セミナーで学んだことを活かし、伝わりやすさや、他者への配慮を根幹・出発点とする仕事の効率化を実現していきたいです。

研修を通じて山形市役所では、相手に「伝わる」資料作りを意識して、実践できる人材が育っています。
山形市役所の受講いただいた職員の皆様、研修会に参加いただきありがとうございました！

研修会に参会した受講者の成長や、山形市への影響に関する、研修会に参加したことによる効果を追いかけたインタビューも公開中。
ぜひ、ご覧ください！