山形県 山形市役所で、職員向けに「伝わる」資料作成の研修会を実施しました。

こちらの記事では、研修会にご参加いただいた受講者の研修参加後の資料の変化と、資料が見やすくなったことによる周囲への影響をご紹介します。

受講者

研修会前後の資料の変化

高橋さんは、実際に現場で活用している資料をリメイクしてくれました。

• ジャンプ率とウエイト（文字の太さ）を使い分けることで、全体的にメリハリのついた資料になりました
• 不要な装飾や加工を無くしたことにより、すっきりとした印象になりました

リメイクしたチラシを、現場で活用した成果

問い合わせ減少、リスクの回避につながる

モリサワ：リメイクしたチラシを活用した場面と反応を教えてください

リメイクしたチラシは、ホームページに掲載しました。すると、月に数件あった市民からの問い合わせがなくなりました。これは、資料だけでもサービスの内容が伝わるようになり、問い合わせる必要がなくなったからだと思います。
また、制度に関して説明する時にもチラシを活用しますが。今までは、制度自体は難しくないはずなのに、資料が読みにくいせいで、十分な説明ができないこともありました。資料の流れや見やすさが改善されたことで、伝え忘れるリスクも減った気がします。

業務負担軽減、市民がたらい回しにならない

モリサワ：職員や市民に、具体的にどんな影響がありましたか？

ショートステイの制度は複数の部署から市民に案内する機会がありましたが、担当部署でないため、当課が赴いて説明をしなければならないことが多くありました。そこで説明資料をリメイクしたところ、当課がわざわざ赴かなくても各部署でチラシを見ながら説明してくれるようになり、担当者の負担が軽減しました。

さらに、各部署の職員の説明だけで制度の内容が伝わるようになったため、市民がワンストップで説明を受けることが可能になりました。市民の方の反応を見ていると、説明に対する理解度も上がっていると感じます。

市民に優しい自治体が実現できる

モリサワ：研修会を実施したことで、山形市にどのような影響があると思いますか？

市民に分かりやすく情報が伝えられることは、自治体業務の核になることだと思います。現在は携帯で情報を取得する人が多く、小さな画面で情報を見ているため、読みやすさがより大切です。その限られた画面の中で見る情報が、見やすく受け取りやすくなることで、市民に情報が伝わりやすくなりイベント参加者の増加やサービス利用の拡大につながっていくと思います。
そして、市民に情報が伝わり、イベント参加やサービス利用が増加することで、市民にサービスが届く、市民に寄り添った優しい自治体につながると考えています。

モリサワ：研修会参加後の効果を教えていただき、ありがとうございました。「伝わる」資料研修に参加し、資料が見やすくなることで、職員や市民に様々な影響が出ていることがわかりました。
資料作成の研修会が自治体の情報発信力を向上させ、市民に優しい自治体になる一つの手段になれば幸いです。

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