宇部市は山口県の西部に位置する中枢中核都市で、瀬戸内海は周防灘に面しており、宇部ラーメンが名物。また、宇部新川駅など超人気アニメ映画の聖地があることも有名です。
そんな宇部市では「全員広報・全員広聴」を掲げ、職員一人ひとりが“伝わる”情報発信を実践できる体制づくりを進めています。その中で、具体的な改善ポイントを“スキル”として身につける「伝わる」資料デザイン研修を導入いただきました。 今回は、研修導入の背景、参加者の学びと変化、そして今後の展望を、宇部市職員さまへのインタビューからご紹介します。
インタビューでは、今回の研修に参加された中心市街地活性化推進課の松本様、連携共創推進課の岡村様、研修を主催された広報広聴課の田村様をお迎えし、参加の目的や成果などについてもお話を伺いました。
背景：なぜ、いま自治体に「伝わる」研修が必要なのか
――受講したお二人は、どんな思いで研修に参加されましたか？
松本氏 私は補助金制度の担当として、地域の事業者向けに各種補助金制度の案内を行っています。また、地域の方々に向けてイベント情報の周知や発信にも取り組んでいます。SNSなど様々な方法で情報発信をする中で、なにかの参考になればと思い今回の研修に参加しました。
岡村氏 私が担当している制度の利用者数が伸び悩んでいまして、もっと知ってもらうためにはチラシの作り方やデザインをちゃんと知る必要があると思い、今回の研修に参加しました。
――主催側として、広報広聴課として研修の実施に至った背景や、抱えていた課題などについてお聞かせください。
田村氏 市役所は各課が様々な施策を行っていますが、情報が伝わっていないがために、宇部市の魅力が市民にも伝わっていないと感じることがあります。広報というと、広報広聴課が主体となるべきと思われがちですが、日々市民に接しながら施策に取り組む各課からの情報発信も重要です。そこで、宇部市では「全員広報・全員広聴」を掲げて、全庁での情報発信に取り組んでいます。その取り組みのなかで、まず市民に伝わるチラシ作成からはじめました。そうしたペーパーの力を高めて情報発信力を強化するために、基礎から具体的な手法を学べる研修として魅力を感じて、モリサワの研修を導入しました。
――全員広報・全員広聴というと、各課との調整など大変そうに感じますが、いかがですか？
田村氏 そうですね。その辺りは各課の担当者や上司の方に頼っている部分は大きいです。各事業課はそれぞれの事業を進めるのが第一ですし。なので、広報広聴課としては「一緒にやりましょうよ」という形で、広報活動に取り組んでもらえるようにしています。例えば、「KOHO★MANIA」という庁内報を作成して、チラシの作り方や、今回の研修で教わった内容を庁内に共有しています。とにかく、相談してもらいやすい体制を作っています。
――全員広報・全員広聴の活動について、お二人はどう思われていますか？
岡村氏 そうですね、非常に助かっています。「一緒にやっていこう」と声掛けをいただいていて、こちら任せにするのだけでなく、発信内容についてのアイデア出しから協力していただいているので、本当にありがたいなと感じています。
松本氏 私も、本当に広報広聴課がとても協力的で色々な相談に乗ってくださるので助かっています。イベントごとの情報発信で色々なことがギリギリになることも多いのですが、広報広聴課に助けていただくことが多いです。
講義・課題・添削までセットだから身に付く、次に活かせる
――今回の研修を受講いただいて、なにか受講後にご自身の中で変わったことはありますか？
岡村氏 自分の中では、意識が変わったところが大きいと思います。「伝える」のではなく「伝わる」という意識を持つことを知って、これまでですと、とにかくスペースがある限り情報を詰め込んでしまっていたのですが、受講後は本当に必要な情報だけを掲載して、細かい内容は2次元コードの先に誘導するなどして、すっきりさせるように変わりました。
松本氏 私は、研修の中で「機能があるからといって、必ず使わなくてもよい」という言葉が印象的でした。庁内の掲示板のようなシステムがあるんですが、そこに情報を載せる時に、どうしてもハイライトというか色を付けたり加工をしたり色々やっていました。それをやめて、フォントの大きさでメリハリをつけて、すっきりさせて本当に必要な情報が伝わるように、過度な装飾などはしないようにしています。 あと、研修でライセンスをもらったUDフォントを使っています。ちょっとしたメモや庁内の資料などにも使うようになりました。
――逆に、今回の研修に不足というか、もっとこういう内容があればというものはありませんでしたか？
田村氏 不足というのは思いつかないですね。「1枚の中でフォントは一種類に統一する」とか「白・黒を入れて4色までにする」とか、本当に、すぐに使える考え方や手法を具体的に学べたので、正直、大満足です。
――自治体として、情報発信だけでなく様々な研修を実施されると思いますが、他の研修との違いのようなものはなにか感じられましたか？
田村氏 情報発信について、考え方や概略を教えてくれる講座はありましたが、具体的な手法まで教われたのが良かったです。また、講座の中で、30人全員で一つのダメポスターに対して指摘を入れていくワークも画期的でしたね。他の方の意見を知れるのも面白かったです。あと、大きかったのは受講者一人一人が提出した課題に対して添削をしてくれる点でしょうか。身に付きやすいというか、腑に落ちやすいと感じた点が他の研修には無い特徴だと思います。あとは、講師の方の語り口が面白くて、一時期課内でブームになったこともありました（笑）
宇部市『伝わる』資料デザイン プログラム
【第1部 講義とペアワーク】
「伝える」から「伝わる」に意識を変えることの必要性を講義。また、配布された資料に対して良くない点をペアで意見を出し合い発表いただきました。その後「伝わる」資料の作成には、どういった点に注意を払えばよいのか？ 具体的な例を用いながら解説しました。
【第2部 過去資料のリメイクワーク】
第1部で解説した「伝わる」資料作成のノウハウを用いて、自身で作成された資料をリメイクしていただきました。 自身のPCで作業をしながら講師に直接質問できる機会となり、充実したワークとなりました。
【終了後の課題制作とアドバイスシートの提供】
課題制作は設定した期限までに提出。その後、提出いただいた課題を添削した「アドバイスシート」を返却し、今後のスキルアップ資料として見返していただきます。
アドバイスシートでは、「見る情報」と「読む情報」の割合についてや文字の揃え・行間・余白に関するアドバイスで読みやすさが変わることを実感いただきました。
広報マインドの醸成、今後の展望
――研修後にも庁内で独自に広報について考える場を催していらっしゃいましたよね。
田村氏 はい。ガチガチの研修という形ではなく、お茶しながら気楽に参加できる「KOHO★CAFE」というイベントを催して、研修の受講者に参加いただきました。班に分かれて、庁内から募集したチラシを見直す、というグループワークをしました。短い時間でしたけれど結構進めることができ、チラシを提供してくれた課にリメイク後のデータを返却したところ、喜んでもらいました。その時も、モリサワにはオブザーバーとして参加をいただいて、講評をいただきましたよね。モリサワの研修で基礎知識を付けて、個人課題に取り組んで自前のチラシを直して、グループワークでさらにそれを持ち寄ってみんなで考えていくという、一連の活動で良い流れを作れたと思っています。
――「KOHO★CAFE」も、一回で終わりではなかったんですよね？
田村氏 はい。2回目も実施しまして、その時はCanvaに頼ってみることも試してみました。やはりというか、あまり知らないという人が多かったですね。その時は、チラシではなくグループでSNSのサムネイルを作りました。
――今後、宇部市様の広報活動について展望などはありますか？
田村氏 今回、研修に参加してくださった方々は非常に前向きに取り組んでくださる方ばかりで、良い雰囲気の中でデザインについて学べたと思います。今年度参加いただいた方々は一定の知識を身につけてくださったので、それを今後の仕事にも生かしていただいて、また来年度についてもこうした活動は続けて、広報マインドを醸成していきたいと考えています。
松本氏 今後の業務の中で、説明用のスライドや資料、情報発信用の媒体を作る機会は増えると思いますので、やはり学んだことを活かして見やすい、伝わる資料を作っていきたいと思います。
岡村氏 私も同じですね。現在取り組んでいる仕事に研修の内容を取り込んでいきたいです。また、今後部署異動になった際も身につけたことを活かそうと思っています。
誰もが持っている『想い』が伝わるようになる第一歩に
――最後に、全国の自治体職員の方に向けて一言お願いします。
松本氏 今回の研修を受けて「伝わる」ことへの意識が変わりました。今まで、何気なく使っていたフォントや機能などには意味があって、意識して使うことで「伝わる」かどうかが変わることを認識できました。これは、今後の業務にも生かせると思います。
岡村氏 私も、今回の研修を受けて良かったと思っています。先ほども「意識が変わった」という話をしましたが、技術的な面を具体的に教われた点がとても良かったです。本当に、受講したその日から役立つ研修だったと思います。是非、お勧めしたいと思います。
田村氏 本当におすすめの研修だと思っています。自分で「なんだかイマイチだな」と思っていても、じゃあどこがどう悪いのかが分からなかったんです。そこが、フォント選びや装飾など具体的にどうすれば改善できるかが分かるようになりました。自治体職員として、市民の方に「伝えたい」という想いはみんなが持っています。でも、どうすれば良いのかわからないという課題を持っている人にとって、解決につながるものだとおもいましたので、是非お勧めしたいです。
――本日は長時間の取材へのご対応ありがとうございました。
今回の「伝わる」資料デザイン プログラムは受講者さまの意識を大きく変えたという実感を持って終了しました。宇部市様が取り組む「全員広報・全員広聴」の一助にもなりそうとのことで、とてもうれしく感じています。実際の講義内容は、デザインの知識や経験がなくても取り組める内容ですので、ぜひこのプログラムを体感していただけたら幸いです。
「伝わる」資料デザイン プログラム研修の詳細（費用・実施までの流れ・受講者の声など）について、詳しくご紹介しているページをぜひご覧ください。
モリサワでは、「『伝わる』資料デザイン プログラム」として、自治体や学校、一般企業向けにも対面形式にて実施しています。詳細（費用、流れ、参加者の声など）についての資料は、こちらから無料でダウンロード可能です。
「伝わる」資料デザイン プログラムの研修会や、研修会で使用したUDフォントにご興味のある方、導入や活用を検討される方は、下記よりお気軽にご質問ください。