すべての広報パーソンが納得！　広報のプロ直伝！広報資料の作り方、発信のコツ

「伝わらない情報は存在しないのと同じ」

佐久間さんの衝撃的なフレーズで、広報の役割を見直した方が続出した本セミナーは、企業や自治体、サークル、PTAなどさまざまな立場にいらっしゃる広報パーソンが多数参加されました。

１時間という短い時間でしたが、１から「伝わる」広報活動のノウハウを伝授いただき、後半には、広報資料の定番の一つである「プレスリリース」を用いて、リメイクしていく実演をいただきました。

今回は、８月３日（水）に開催した広報のプロ直伝！広報資料の作り方、発信のコツのダイジェストをレポートします。

セミナー当日のアーカイブ動画を視聴したい方は、下記よりご視聴いただけます。

アーカイブご視聴はコチラ

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※アーカイブ動画視聴の他に、当日の資料、ワークの資料をDLいただけます。

セミナーレポート

参加理由は課題の解決が多数

本セミナーは課題解決や課題に対する情報収集を受講理由とした方々が多くご参加いただき、95%の方が今後の活動に役に立つ内容だったと評価いただきました。

今後どのようなことに活用できそうですか？の質問には具体的な回答が多数！

訴求力のあるPR媒体の作成を作れるようになりそう！イベントのプレスリリースやチラシ作りでは、行間を変えるだけでも早速やり始めます！

教員です。伝わりやすい授業資料・学会発表資料の作成に活用できそうだと考えております。

オンラインイベントの配信担当なのですが、イベント開始前や休憩時間の画面共有スライドをパワーポイントで作っています。わかりやすくて、休憩時間に見てほっとしたりできるものを作成しようとしていますので、今日のセミナーで知ったことが活用できそうです！

広報担当ではないですが、PowerPointのコンテンツに汎用的に活用できるノウハウばかりでした！

行動を起こすための広報という意識で、仕事に取り組んでいきたいと思います。また、ノウハウはプレスリリースに活かしていきたいです。

モリサワより

司会　橋爪

企業や自治体の広報担当者から教職員や保護者の方まで幅広い方に、参加いただきました。「今までWordで作ってうまくいかなかったので、PowerPointにしてみます！」という声もいただいており、皆様の制作の課題感が解消された時間になったようです。
ここからは、当日のセミナーについてレポートします。

UDフォントを使ってOfficeアプリで伝わる！広報・プレスリリース編

佐久間智之（さくま　ともゆき）氏

PRDESIGN JAPAN株式会社代表取締役。PR TIMESエバンジェリスト。総務省地域力創造アドバイザー。元公務員で在職中に全国広報コンクールで内閣総理大臣賞受賞。自治体の広報アドバイザーや広報、PR、デザインの研修講師として活動中。『Officeで簡単！公務員のための「1枚デザイン」作成術』（学陽書房）など著書多数。

伝わる広報とは？

みなさまが広報活動をされるなかで、「あまり手応えがない」と感じられることもあるかと思います。そうした場合は、作ること自体が目的化している可能性が考えられます。

私は埼玉県三芳町の職員として介護保険の担当をしていたとき、マンションのチラシ箱に広報紙が捨てられているのを見つけました。とても残念でしたし、税金がもったいないとも感じたため、改善したいと広報の部署へ異動。それまで外注していた撮影やデザイン、文章などは、自分たちで制作するようにしました。

なかでも特に力を入れていたのが表紙です。表紙で興味をひけば、中身を読んでもらえる可能性がぐんと高まります。

また肝心の中身のほうも、契約書のように情報を羅列して一方的に伝えるのではなく、「伝わる」工夫をしていました。作ること自体が目的になってしまうと、相手に伝わることを忘れてしまいがちになりますので、注意が必要です。

伝わらない情報は、存在しないのと同じ〜コミュニケーションデザイン〜

自治体が医療費を抑制したい場合、がんの早期発見やメタボ予防、ジェネリック薬などを推進すると思います。こうした情報を周知する手段（メディア）としては広報紙やWEB、ポスター、通知書などがありますが、「情報を届ける手段を設計する」のがコミュケーションデザインという考え方です。

もし、いいラブレターが書けたとしても、渡す場所やタイミングって重要ですよね。コミュニケーションデザインをわかりやすく考えると、情報を渡す場所やタイミングを検討するということです。

たとえば埼玉県では、税金などを滞納している方に送る納付書を派手なものに変えています。

それから、人間が一瞬で判断できる文字数は9〜13文字程度で、自分に関係があるかないかを0.3秒で判断するといわれています。プレスリリースとして取り上げてもらうためには、記者の方々に「面白そう！」と思ってもらわないといけませんので、見出しは文章にせず、読みやすくするのがポイントです。

伝わらない情報は、存在しないのと同じことになってしまい、もったいないですよね。

3つのメディアを活用

メディアには、大きく分けて3つあります。それぞれの特性をつかみ、場面に応じて使い分けることが大切です。

デザインの流れとUDフォント

デザインには次の5つの流れがあります。ここではすべてをお伝えできませんので、11月までの私のセミナーで順にご紹介できればと思います。

STEP1　狙い・ゴール・ターゲットを決める

STEP2　素材を集める

STEP3　見出し、キャッチを考える

STEP4　レイアウトとジャンプ率で見た目を揃える

STEP5　配色と装飾（あしらい）をして完成

文字というのは空気のように当たり前にあふれていますが、だからこそ配慮が必要です。ユニバーサルデザイン（UD）フォントは誰にとっても見やすいよう開発されていますので、ぜひ積極的に使ってみてください。

ただ、UDフォントは万能ではなく、文字の大きさや太さ、行間の空け方など、デザイン・レイアウトを工夫する必要があります。

プレスリリースを作成　（ワークでの実演）

最後はプレスリリースの見せ方について考えてみましょう。プレスリリースを届けたい相手は記者の方々になりますので、「ぜひ取り上げなくては！」と思ってもらえるような見出しを意識します。また、見出しを強調したいときは枠で囲い、さらにその下にはアイキャッチとして画像を置くのがセオリーです。記者の人たちはプレスリリースの上半分しか見ないといわれていますので、いかに上半分で興味をひき、下まで読んでもらうかです。

下半分にはより詳しい情報を記載していきますが、詳細文の前には中見出しをつけると読みやすくなります。

会社概要は一番下に入れ、上下左右の端は1.5cmの余白を取りましょう。親指にかかるスペースが約1.5cmとされるほか、印刷で見切れる可能性もあるためです。