เมื่อวันที่ 20 พฤษภาคมที่ผ่านมา มีการจัดสัมมนาออนไลน์สำหรับองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นในหัวข้อ "SDGs and Universal Design for Information for Regional Revitalization" เรามาสรุปงานกันในที่นี้!
อดีตเจ้าหน้าที่ประชาสัมพันธ์ประจำเมืองมิโยชิ จังหวัดไซตามะ / ที่ปรึกษาประชาสัมพันธ์ประจำเขตนากาโนะ โตเกียว
โทโมยูกิ ซาคุมะ
ความท้าทายและแนวทางแก้ไขของการประชาสัมพันธ์ภาครัฐมีอะไรบ้าง?
ในช่วงเริ่มต้นของงาน ซาคุมะต้องเผชิญกับปัญหาระบบเฉพาะของการสื่อสารออนไลน์ แต่ยังคงพูดคุยด้วยน้ำเสียงสบายๆ ราวกับดาราโทรทัศน์ชื่อดัง เขาชี้ให้เห็นว่า "ในช่วงการระบาดของโควิด-19 เกิดช่องว่างระหว่างสิ่งที่รัฐบาลต้องการสื่อสารและสิ่งที่ประชาชนต้องการทราบ ซึ่งกลายเป็นปัญหา" จากนั้นเขาได้นำเสนอสามวิธีเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่เผยแพร่จะไม่ถูกเข้าใจผิด พร้อมยกตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม
① การจัดอันดับ (เช่น การจ่ายเงินจำนวนคงที่พิเศษ)
การระบุ "ถึงทุกคน" ในตำแหน่งที่เห็นได้ชัดบนแผ่นพับจะช่วยดึงความสนใจไปที่ข้อเท็จจริงที่ว่า "ฉันเองก็ได้รับสิทธิประโยชน์เป็นเงินสดด้วย" กล่าวกันว่าการให้ความสำคัญกับสิ่งที่คุณสื่อสารนั้นสำคัญมาก
② ใช้ภาพสัญลักษณ์ (เช่น 3Cs)
คำว่า "closely-spaced" และ "closed" ไม่ค่อยมีความหมายอะไรมากนัก แต่การใช้ภาพสัญลักษณ์จะช่วยให้เข้าใจง่ายขึ้น เคล็ดลับคือการใส่ภาพสัญลักษณ์เข้าไป แม้ว่าจะดูยืดเยื้อไปบ้าง เพราะการเพิ่มภาพเข้าไปจะช่วยลดปริมาณข้อความและทำให้ข้อความกระชับขึ้น ทำให้สื่อประชาสัมพันธ์เข้าใจง่ายขึ้น
3) ใช้ฟอนต์ UD (เช่น วิธีรับประทานยา)
คงเป็นปัญหาถ้าขนาดยาที่ถูกต้องคือสามเม็ด แต่กลับดูเหมือนแปดเม็ด การใช้ "ฟอนต์ดีไซน์สากล (ฟอนต์ UD)" ที่เข้าใจง่ายสำหรับหลายๆ คน ทำให้อ่านง่ายขึ้นและส่งข้อมูลสำคัญที่ช่วยชีวิตได้อย่างถูกต้อง
สังคมหลังโควิดต้องการอะไรบ้าง?
ต่อมา ซาคุมะได้พูดถึงอนาคตของนิตยสารประชาสัมพันธ์ในยุคหลังโควิด-19 ในช่วงการระบาดใหญ่ของโควิด-19 การสื่อสารออนไลน์กลายเป็นเรื่องปกติ หลายคนตระหนักดีว่าในอนาคต โอกาสในการพบปะพูดคุยกันแบบตัวต่อตัวจะลดน้อยลง และการสื่อสารผ่านสมาร์ทโฟนและคอมพิวเตอร์จะยิ่งแพร่หลายมากขึ้น ด้วยเหตุนี้ สิ่งสำคัญคือต้อง “หลีกเลี่ยงการสร้างคนขาดแคลนข้อมูล” ซึ่งเกี่ยวข้องกับเป้าหมายการพัฒนาที่ยั่งยืน (SDGs) ด้วย
เขตชิบูย่าและเมืองมิโยชิในจังหวัดไซตามะได้นำฟอนต์ UD มาใช้แล้ว เพื่อให้ข้อความเข้าใจง่ายแม้บนหน้าจอขนาดเล็กอย่างสมาร์ทโฟน เมืองคิมิตสึในจังหวัดชิบะและเมืองอินาเบะในจังหวัดมิเอะก็ได้นำซอฟต์แวร์แปลภาษา "MC Catalog+" ของโมริซาวะมาใช้เช่นกัน โดยรองรับ 10 ภาษา ช่วยให้ชาวต่างชาติหลากหลายสัญชาติที่อาศัยอยู่ในญี่ปุ่นเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้น
“เมืองที่ใส่ใจในรายละเอียดอย่างถี่ถ้วน เช่น การใช้ภาพสัญลักษณ์และแบบอักษรสากล จะถูกเลือกในอนาคต” ซาคุมะกล่าว ยกตัวอย่างเช่น หากใครเห็นเอกสารคัดกรองมะเร็งที่สะดุดตา ได้รับการตรวจคัดกรอง และชีวิตของพวกเขาได้รับการช่วยเหลือ พวกเขาก็จะอยากกลับมาอีก แม้จะออกจากเมืองไประยะหนึ่งก็ตาม “การประชาสัมพันธ์ก็เหมือนจดหมายรัก ดังนั้นการถ่ายทอดความรู้สึกและทำให้ผู้คนตกหลุมรักจึงเป็นสิ่งสำคัญ” เขากล่าวสรุป
สำหรับเนื้อหาที่ Sakuma อ่านง่ายมาก มีผู้เข้าร่วมคนหนึ่งถามว่า "คุณทำใน PowerPoint หรือเปล่า" Sakuma ตอบว่า "ใช่ค่ะ ฉันทำใน PowerPoint ค่ะ เหตุผลที่อ่านง่ายก็เพราะฉันใช้ฟอนต์ UD" ซึ่งเน้นย้ำถึงความสำคัญของฟอนต์ UD
หัวหน้าฝ่ายส่งเสริม ฝ่ายประชาสัมพันธ์และการพิจารณาคดี สำนักงานนายกเทศมนตรี เมืองอิโคมะ จังหวัดนารา
มิตสึฮิโระ มูราตะ
การออกแบบสากลได้รับการพัฒนาในช่วงการระบาดของโควิด-19
ต่อมา มุราตะได้กล่าวด้วยน้ำเสียงที่นุ่มนวล พร้อมอธิบายความพยายามของเมืองอิโคมะอย่างเข้าใจง่าย เมืองอิโคมะได้รับเลือกให้เป็น "เมืองแห่งอนาคตของเป้าหมายการพัฒนาที่ยั่งยืน" และได้นำฟอนต์ UD มาใช้ในโรงเรียนประถมและมัธยมต้น เมื่อวัดผลกระทบโดยการให้เด็กๆ ทำแบบทดสอบ เขาอธิบายว่าอัตราการตอบถูกสำหรับฟอนต์ปกติอยู่ที่ 66% ในขณะที่ฟอนต์ UD อยู่ที่ 81% นอกจากนี้ จำนวนคำตอบที่ถูกต้องยังเพิ่มขึ้นอีกด้วย โดยมีจำนวน 29.5 ข้อสำหรับฟอนต์ UD เทียบกับ 24 ข้อสำหรับฟอนต์ปกติ
ในช่วงการระบาดของโควิด-19 เมืองอิโคมะได้รับข้อร้องเรียนจำนวนมากเกี่ยวกับจดหมายข่าว เนื่องจากระยะเวลาตั้งแต่กำหนดส่งจนถึงการพิมพ์ล่าช้าถึงสองสัปดาห์ ทางเมืองจึงได้รับความคิดเห็นต่างๆ เช่น "ดูเหมือนพวกเขาจะยังไม่ตระหนักถึงวิกฤตการณ์" "ข้อมูลล้าสมัย" และ "ข้อมูลไม่เพียงพอ" เพื่อรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับโควิด-19 ที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาอย่างรวดเร็ว ทางเมืองจึงได้ปรับปรุงระบบโดยได้รับความร่วมมือจากผู้บริหารระดับสูง นับตั้งแต่นั้นมา ทางเมืองก็ได้รับข้อมูลอย่างทันท่วงที
เว็บไซต์ได้รับการปรับปรุงใหม่เพื่อรวมข้อมูล COVID-19 ไว้ด้วยกัน มีการวิเคราะห์ซ้ำหลายครั้งโดยใช้ Google Analytics เพื่อให้มั่นใจว่าเว็บไซต์นำเสนอข้อมูลล่าสุดที่ประชาชนต้องการทราบ แบนเนอร์ยังได้รับการปรับปรุงเล็กน้อยตามการวิเคราะห์อัตราการคลิก ส่งผลให้ยอดเข้าชมหน้าเว็บเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าเมื่อเทียบกับปีที่แล้ว
ไม่เพียงแต่จะอ่านง่าย แต่ข้อมูลนั้นยังเข้าใจง่ายอีกด้วย
พวกเขายังมุ่งเน้นการเผยแพร่ข้อมูลผ่านช่องทางอะนาล็อก โดยขอให้ที่ทำการไปรษณีย์ ร้านสะดวกซื้อ ร้านขายยา ซูเปอร์มาร์เก็ต และสถานที่อื่นๆ แจกใบปลิวเกี่ยวกับโควิด-19 ของเมือง เนื่องจากพวกเขามีความร่วมมือกับธุรกิจเหล่านี้อยู่แล้ว พวกเขาจึงยินดีให้ธุรกิจเหล่านี้แจกใบปลิว เมื่อซาคุมะได้ยินเช่นนี้ จึงอดไม่ได้ที่จะแสดงความคิดเห็นว่า "เพราะท้ายที่สุดแล้ว การลงมือปฏิบัติในยามสงบก็เป็นสิ่งสำคัญ"
เป็นที่กล่าวขานกันมานานแล้วว่า หากคุณปรึกษากับฝ่ายประชาสัมพันธ์ของเมืองอิโคมะ พวกเขาจะตอบกลับอย่างรวดเร็ว และได้รับการปรึกษาจากฝ่ายประชาสัมพันธ์มากมายแม้ในช่วงการระบาดของโควิด-19 ด้วยเหตุนี้ ฝ่ายประชาสัมพันธ์จึงได้เข้าไปมีส่วนร่วมในการเรียนการสอนออนไลน์สำหรับโรงเรียนและร้านอาหารที่ให้การสนับสนุน เมืองอิโคมะเป็นเมืองแรกที่ริเริ่มโครงการ "ซากิเมชิ" ซึ่งสนับสนุนร้านอาหารด้วยการชำระเงินล่วงหน้า!
มุราตะเน้นย้ำถึงความสำคัญของ "การออกแบบข้อมูลให้เป็นสากล" เพื่อบรรลุเป้าหมายการพัฒนาที่ยั่งยืน (SDGs) เนื่องจากข้อมูลภายในศาลาว่าการเมืองอิโคมะมีปริมาณมหาศาลและเข้าใจยาก ฝ่ายประชาสัมพันธ์จึงรับข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูลให้เข้าใจง่าย และสื่อสารข้อมูลดังกล่าวต่อสาธารณชน จากนั้นจึงสัมภาษณ์ประชาชนเกี่ยวกับสิ่งที่ประชาชนไม่เข้าใจ และให้ข้อเสนอแนะต่อศาลาว่าการเมืองอีกครั้ง
ผู้เข้าร่วมสัมมนาท่านหนึ่งให้ความเห็นว่า “ฉันได้เรียนรู้ว่าเป้าหมายการพัฒนาที่ยั่งยืน (SDGs) เป็นเรื่องพื้นฐานเกี่ยวกับการสร้างข้อมูลที่เข้าใจง่ายและทำให้เมืองน่าอยู่มากขึ้น” ฉันมั่นใจว่าผู้เข้าร่วมท่านอื่นๆ ก็ได้รับข้อมูลเชิงลึกมากมายเช่นกัน