เมื่อวันที่ 21 สิงหาคม ได้มีการจัดสัมมนาออนไลน์เกี่ยวกับการเผยแพร่ข้อมูลข่าวสารของรัฐบาลท้องถิ่น PRTIMES x Morisawa ในหัวข้อ "จาก 'การสื่อสาร' สู่ 'ความเข้าใจ'" เราจะรายงานผลการหารือในวันนั้นให้ทราบต่อไป

ส่วนที่ 1: การออกแบบสากลสำหรับข้อมูลที่จำเป็นในอนาคตและ SDGs - ตัวอย่างการออกแบบเพื่อตอบสนองต่อการระบาดของ COVID-19

อาจารย์
ที่ปรึกษาประชาสัมพันธ์ เขตนากาโนะ โตเกียว / นักวิจัยรับเชิญ สถาบันวิจัยปฏิญญา มหาวิทยาลัยวาเซดะ
โทโมยูกิ ซาคุมะ

การมองเห็นเหนือสไตล์

ซาคุมะ อดีตพนักงานของเมืองมิโยชิ จังหวัดไซตามะ เป็นนักออกแบบที่ฝึกฝนตนเอง นิตยสาร "Miyoshi Public Relations" ของเขาได้รับรางวัล Prime Minister's Award จากการแข่งขันประชาสัมพันธ์ ปัจจุบันเขาทำงานหลากหลายสาขา รวมถึงเป็นที่ปรึกษาประชาสัมพันธ์ให้กับเขตนากาโนะ
สิ่งแรกที่ซาคุมะสอนเราคือสิ่งที่เรียกว่า "ทฤษฎีสะกิด" ซึ่งเป็นกลยุทธ์ที่ใช้สิ่งกระตุ้นเล็กๆ น้อยๆ เพื่อเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของผู้คน ดูเหมือนว่ากลยุทธ์นี้จะสามารถนำไปประยุกต์ใช้อย่างกว้างขวางโดยหน่วยงานท้องถิ่น เช่น เพื่อป้องกันปัญหาการค้างชำระภาษี โดยการส่งซองจดหมายสีแดงหรือสีเหลืองที่สะดุดตา

ต่อมา ซาคุมะได้พูดด้วยน้ำเสียงนุ่มนวลเกี่ยวกับแนวคิดการออกแบบที่ข้าราชการควรมี โดยกล่าวว่า "แทนที่จะดูมีสไตล์ คุณควรคำนึงถึงความน่าอ่าน" เขากล่าวว่าเมื่อเขียนงานประชาสัมพันธ์ เขาพยายามใช้สำนวนที่แม้แต่นักเรียนมัธยมต้นก็สามารถเข้าใจได้ เขายังกล่าวอีกว่า สิ่งสำคัญคืออย่าใช้สีมากเกินไป แม้แต่สีเดียวก็สามารถกลายเป็น 100 สีได้หากปรับความเข้มของสี ดังนั้นการเลือกใช้สีพื้นสีเดียวแล้วเพิ่มสีอื่นๆ เข้าไป จะช่วยสร้างความรู้สึกเป็นหนึ่งเดียวและทำให้เนื้อหาอ่านง่ายขึ้น

ก้าวไปข้างหน้า เราต้องใช้เทคโนโลยีดิจิทัลอย่างมีประสิทธิผล

สื่อดิจิทัลมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการเผยแพร่ข้อมูลในช่วงการระบาดของโควิด-19 เขตนากาโนะได้ติดคิวอาร์โค้ดไว้บนโปสเตอร์ที่เชื่อมต่อไปยัง YouTube โดยใช้วิธีการแบบผสมผสานระหว่าง "ภาพ + วิดีโอ" เพื่อสื่อสารข้อมูลให้กับผู้อยู่อาศัย ยกตัวอย่างเช่น เมื่อรายงานข่าวพิธีบรรลุนิติภาวะ จะมีการจำกัดจำนวนภาพที่สามารถเผยแพร่ในนิตยสาร แต่ด้วยสื่อดิจิทัล เราสามารถแบ่งปันรายละเอียดทั้งหมดได้

แน่นอนว่ามีคนที่ไม่คุ้นเคยกับเทคโนโลยีดิจิทัล ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องประกาศผ่านแผ่นพับโฆษณาอย่างต่อเนื่อง และในกรณีเกิดภัยพิบัติ ควรประกาศผ่านวิทยุสื่อสารป้องกันภัยพิบัติ สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึง "การออกแบบข้อมูลให้เป็นสากล (UD)" โดยใช้ประโยชน์จากสื่อต่างๆ อย่างเต็มที่ เพื่อไม่ให้เกิดภาวะขาดแคลนข้อมูล

สุดท้าย ซาคุมะอธิบายว่า “การสื่อสาร” ไม่ใช่เรื่องสำคัญ แต่เป็นเรื่อง “การได้รับความเข้าใจ” การสร้างสิ่งที่ไม่สามารถสื่อสารได้กลับทำให้จำนวนคนรับโทรศัพท์และที่เคาน์เตอร์เพิ่มขึ้น ซึ่งเป็นภาระที่ไม่จำเป็นสำหรับทั้งประชาชนและผู้รับผิดชอบ ปีที่แล้ว ขณะที่ซาคุมะยังทำงานอยู่ที่เมืองมิโยชิ เขาทำงานล่วงเวลามากถึง 100,000 ชั่วโมงศูนย์"เขาสรุปด้วยรอยยิ้มว่า “หากคุณใส่ใจกับสิ่งที่คุณต้องการสื่อสาร คุณสามารถทำให้การทำงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้!”

ส่วนที่ 2: การอภิปรายกลุ่ม: แนวทางปฏิบัติและความท้าทายในการเผยแพร่ข้อมูลจากหน่วยงานปกครองส่วนท้องถิ่นให้เข้าใจง่าย

เคสุเกะ ไซโตะ ฝ่ายส่งเสริมเมือง ฝ่ายประชาสัมพันธ์และการพิจารณาคดี แผนกนโยบายทั่วไป เมืองมัตสึโดะ
จุนอิจิโร เซโตะ ทีมกลยุทธ์แบรนด์และการสื่อสาร สำนักงานกิจการทั่วไป จังหวัดฮิโรชิม่า
ผู้ดำเนินรายการ: โทโมยูกิ ซาคุมะ

โครงการออกแบบสากลและเป้าหมายการพัฒนาที่ยั่งยืนของเมืองมัตสึโดะและจังหวัดฮิโรชิม่า

ส่วนที่สองของงานคือการอภิปรายกลุ่ม ซึ่งดำเนินรายการโดยคุณซาคุมะ คุณซาคุมะได้ตอบคำถามของคุณซาคุมะที่ว่า “ช่วยเล่าให้เราฟังหน่อยเกี่ยวกับความพยายามของคุณในการส่งเสริมการออกแบบข้อมูลสากลและเป้าหมายการพัฒนาที่ยั่งยืน” คุณไซโตะจากเมืองมัตสึโดะตอบว่า “เราได้ทำการอ่านออกเสียงภาษาญี่ปุ่นและรองรับอีกหกภาษาบนเว็บไซต์ของเราเรียบร้อยแล้ว และขณะนี้เรากำลังดำเนินการเพื่อให้สอดคล้องกับการออกแบบสากล”

ขณะเดียวกัน เซโตะจากจังหวัดฮิโรชิมากล่าวว่า "เราตระหนักถึงเป้าหมายการพัฒนาที่ยั่งยืนข้อที่ 11: การสร้างเมืองและชุมชนที่ยั่งยืน และกำลังใช้แอปพลิเคชัน Catalog Pocket ของโมริซาวะ ซึ่งมีฟังก์ชันแปลงข้อความเป็นเสียงพูดและรองรับหลายภาษา เพื่อเผยแพร่ข้อมูลในหลายภาษา" จังหวัดฮิโรชิมายังได้เปิดตัว TikTok ในปีนี้เพื่อเจาะกลุ่มคนรุ่นใหม่ที่ไม่ดูทีวีหรืออ่านหนังสือพิมพ์ เมื่อมีการถ่ายทอดสดพิธีรำลึกสันติภาพ มีผู้ชมประมาณ 46,000 คน เขากล่าวว่า 90% ของผู้ชมเหล่านั้นมีอายุต่ำกว่า 24 ปี และยิ้มพร้อมกล่าวว่า "ผมดีใจที่ได้ทำครับ"

ประโยชน์ของ TikTok ชัดเจนขึ้น

จากนั้นบทสนทนาก็เปลี่ยนไปเป็นโซเชียลมีเดียฟรี โดยเมืองมัตสึโดะใช้ทวิตเตอร์ เฟซบุ๊ก และอินสตาแกรม ซาคุมะถามทันทีว่า "ต้องจ่ายเงินภายในไหม" และ "มีสมาร์ทโฟนของตัวเองไหม" ไซโตะตอบว่าต้องจ่ายเงินภายใน และทางเมืองจัดหาแท็บเล็ตให้ ไม่ใช่สมาร์ทโฟน

ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว จังหวัดฮิโรชิมาได้เปิดตัว TikTok และยังใช้ Twitter, Facebook และ LINE ด้วย ในช่วงที่ฝนตกหนักในเดือนกรกฎาคม 2018 ดูเหมือนว่าพวกเขาจะโพสต์ทวีตประมาณ 20 ถึง 30 ทวีตต่อวัน "เราพยายามเผยแพร่ข้อมูลสำคัญอย่างทันท่วงที พร้อมกับกำหนดขั้นตอนการอนุมัติ" เซโตะเล่า

ความกังวลเกี่ยวกับการรั่วไหลของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ TikTok กำลังแพร่กระจายไปทั่วโลก แต่เซโตะกล่าวว่า "เมื่อจำนวนรายงานเกี่ยวกับ TikTok เพิ่มขึ้น จำนวนการสอบถามก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน แต่จำนวนไม่ได้สูงมาก เมื่อเราสอบถามไปยัง ByteDance บริษัทสาขาในญี่ปุ่น พวกเขาแจ้งว่าไม่มีปัญหาการรั่วไหลของข้อมูล นอกจากนี้ จังหวัดของเรายังพยายามหลีกเลี่ยงความเสี่ยง เช่น การจัดหาสมาร์ทโฟนสำหรับ TikTok โดยเฉพาะ"

จังหวัดฮิโรชิมาตั้งความหวังไว้สูงว่า TikTok จะเป็นช่องทางการสื่อสารข้อมูลให้กับคนรุ่นใหม่ และถึงแม้จะยังคงต้องการใช้แอปนี้ต่อไป แต่ก็จะปฏิบัติตามนโยบายของรัฐบาล เมื่อซาคุมะถามว่า "รัฐบาลท้องถิ่นที่ไม่แน่ใจว่าจะใช้ TikTok อย่างไร สามารถมาขอคำแนะนำจากคุณได้ไหม (หัวเราะ)" เซโตะตอบกลับอย่างหนักแน่นว่า "รออยู่นะ (หัวเราะ)!"

สื่อแบบชำระเงินก็มีประสิทธิภาพเช่นกัน

ต่อมาเขาได้พูดถึงสื่อแบบเสียค่าบริการ ซึ่งเป็นบริการที่ต้องเสียค่าบริการในการใช้งาน ในช่วงที่ฝนตกหนักในเดือนกรกฎาคม 2561 เป็นที่ประจักษ์ว่าข้อมูลต่างๆ ยังไม่สามารถเข้าถึงนักท่องเที่ยวชาวต่างชาติและผู้อยู่อาศัยในจังหวัดฮิโรชิมาได้มากนัก ขณะที่เขากำลังรู้สึกว่านี่เป็นปัญหา เขาก็ได้พบกับ Catalog Pocket ของ Morisawa เขารู้สึกสนใจเพราะสามารถแปลได้หลายภาษา รวมถึงสามารถดูข้อมูลได้โดยไม่ต้องดาวน์โหลดแอปเฉพาะทาง และเริ่มใช้งานในเดือนพฤศจิกายนปีที่แล้ว เขาได้โพสต์ลิงก์ไปยัง Catalog Pocket ภาษาญี่ปุ่นแบบง่ายบนทวิตเตอร์ พร้อมระบุ URL ที่สามารถคลิกเพื่อดูข้อมูลได้หลายภาษา

ซาคุมะพยักหน้าอย่างแข็งขัน เห็นด้วยว่าการคำนึงถึงชาวต่างชาติเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง จากนั้นจึงถามว่า "ภาษาญี่ปุ่นง่ายๆ คืออะไร" ซึ่งเซโตะตอบว่า "หมายถึงการใช้ถ้อยคำสุภาพและเรียบเรียงประโยคให้สั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้"

ผู้เข้าร่วมคนหนึ่งถามผ่านแชทว่า "คุณเจอปัญหาอะไรบ้างเวลาแนะนำ 'ภาษาญี่ปุ่นง่ายๆ'?" ซึ่งเขาตอบว่า "ผมพยายามหาคำจำกัดความของ 'ภาษาญี่ปุ่นง่ายๆ' อยู่ครับ หลังจากศึกษาออนไลน์และจากหนังสือ ผมก็มาถึงสไตล์เดซึมาซึครับ"

ดูเหมือนว่าเมืองมัตสึโดะจะใช้ PR TIMES เป็นสื่อโฆษณาแบบเสียเงิน ในช่วงการระบาดของโควิด-19 พวกเขาได้ออก "ปฏิญญาฉุกเฉินว่าด้วยการเคารพสิทธิมนุษยชนเนื่องจากการแพร่ระบาดของเชื้อ" เรียกร้องให้ยุติการใส่ร้ายป้ายสีผู้ติดเชื้อโควิด-19 และครอบครัว "เราประกาศปฏิญญานี้ในการแถลงข่าวตามปกติ แต่ผลตอบรับกลับไม่ค่อยดีนัก ดังนั้นวันรุ่งขึ้น เราจึงลงข่าวประชาสัมพันธ์บน PR TIMES และจำนวนผู้เข้าชมเว็บไซต์ของเราเพิ่มขึ้นเกือบสองเท่า ส่งผลให้ได้รับการตอบรับอย่างล้นหลาม" ไซโตะกล่าว

การอภิปรายกลุ่มที่ใช้เวลาประมาณหนึ่งชั่วโมงนั้นมีประสิทธิภาพอย่างมากและเวลาก็ผ่านไปอย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ยังมีคำถามมากมายจากผู้เข้าร่วม ซึ่งแสดงให้เห็นถึงความสนใจในระดับสูง