村山市位於山形縣中心，東臨奧羽山脈，西接出羽丘陵，最上川穿城而過，自然資源豐富。村山市總務課公共關係及公眾聽證科的鈴木先生表示，他覺得透過市報和網站宣傳城市景點方面存在一些挑戰。在思考如何提升公共關係能力的過程中，他了解到森澤公司將於2024年在山形市舉辦培訓項目，並決定實施這項「宣傳材料設計項目」。
除了鈴木先生之外，我們還歡迎了教育委員會的森先生、政策推進部的片桐先生和衛生部的藤田先生，他們都參加了這次培訓，並向他們介紹了他們參與培訓的目的和成果。
「難以理解其試圖傳達的訊息」這個問題
請介紹一下培訓實施的背景以及您遇到的任何挑戰。
鈴木先生在發布簡報和管理網站的過程中，我們注意到各部門提交的文章在內容和排版方面有問題。此外，簡報收錄的資訊往往包含對參與市民而言並不重要的內容，這給人一種投稿人觀點過於強勢的印象。我們也發現許多文件“篇幅過長”或“難以理解其意圖”，因此我們希望他們能夠從讀者的角度出發組織信息，提煉要點，並明確優先級。
正是在這段時間裡，我了解到森澤先生在2024財年於山形市所進行的培訓計畫。在看到學員們訓練前後的比較成果後，我心想：「我也一定要在村山市推廣這個計畫。」當時村山市政府也正積極推動公共關係能力的提升，因此計畫和預算都獲得了批准，活動也順利進行。
——你參加培訓時都在想些什麼？
森先生我擔心我寫的材料「難以與人溝通」。無論是對外還是對內使用，這些材料都過於冗長，我覺得它們「只有懂行的人才能理解」。我決定參與這個項目，心想如果我能編寫出簡單易懂的材料，或許也能改進內部使用的材料。
片桐先生在製作本地宣傳單和活動傳單時，我經常重複使用多年前製作的舊版本。然而，這些舊版文字過於密集，難以閱讀，所以我打算重新製作。後來，我看到了一個培訓課程的廣告，覺得它能幫助我製作出易於理解的公關材料，於是決定參加。
藤田先生衛生部門會舉辦各種活動，包括健康博覽會，因此有很多機會可以製作宣傳單和海報。我之前的工作也製作過宣傳單，但由於沒有接受過專業培訓，最終只能依靠直覺。我當時正想重新評估自己的能力，當我了解到這個訓練計畫時，我心想：「就是它了！」於是決定參加這個課程。
課程包括講座、作業和批改，以便下次您能夠學習和應用所學。
——在訓練過程中，有什麼事情給你留下了深刻的印象嗎？
片桐先生令我驚訝的是，在大多數訓練課程都只是講授的情況下，我竟然被佈置了作業、練習題，甚至還有批改作業。深入淺出的內容讓我覺得自己掌握了必要的技能。如果只是聽講，我很快就會忘記所學內容，而且在日常工作中也很難複習。然而，這種講授、作業和批改作業相結合的方式，不僅幫助我意識到自己的習慣，還就字母和圖表的擺放位置等問題提供了具體的建議，這非常有啟發性。
森先生最大的好處是能夠學習理論知識。訓練內容只包括糾正傳單錯誤，但這不足以解決問題。我覺得透過學習這些概念和技巧，我將來能夠將它們應用到我製作的傳單和材料中。我也相信，隨著每一次作品的完成，我都能進一步完善我的作品。
在參加這門課程之前，你是否意識到自己想要熟練字體的使用？
鈴木先生大多數情況下，人們只是沿用現有文件中的字體，我認為很少人會特別注意字體。他們最多也就是在想要強調某些內容時，把字體加粗或放大一些。
片桐先生這次培訓中，我學到了很多關於字體的知識。例如，我第一次學習如何使用字母“P”，以及如何調整字元間距和行間距。字體技巧不僅可以應用於傳單，還可以應用於文件、通知等各種場合，所以我希望以後能有意識地運用它們。
藤田先生由於衛生部門的服務對象涵蓋所有年齡層的人群，從兒童到老年人，我們必須區分不同的字體，例如，兒童使用可愛的圓角哥德字體，老年人使用較大的字體。從這個意義上講，培訓中提供的字體非常易於使用，我們也有效地利用了它。
村山市「溝通型」文件設計程序
[第一部分：講座與小組作業]
參與者分組分享了他們通常製作的材料類型，並就他們所拿到的材料的不足之處發表了看法。之後，他們獲得了具體的例子，以了解在製作「有效傳達訊息」的材料時應該注意哪些方面。
[第二部：工作]
學員們運用在課程第一部分學到的關於如何創作「具有溝通性」的材料的知識，重新製作了他們自己創作的材料。
這次研討會為參與者提供了一個機會，讓他們可以使用自己的電腦直接向講師提問。研討會內容豐富，關於文件創建的問題一直持續到最後一刻。
[課程結束後提供作業與建議表]
培訓期間未完成的任何作業都必須在規定的截止日期前提交。之後，講師會將提交的作業進行批改並附上“建議表”，供學員參考，以促進未來的技能提升。
之後，學生們根據老師修改後的「建議表」（如下）反思了製作過程。
此建議表幫助參與者認識到，透過提供「要查看的資訊」與「要閱讀的資訊」的比例的建議，以及關於文字對齊、行距和頁邊距的建議，可以提高可讀性。
精心設計的材料數量正在增加。我們希望這種做法能在整個機構推廣開來。
——自那時以來，你們的材料製作方式是否有所改變？
片桐先生訓練結束後，我被安排製作材料，於是我立即將所學知識付諸實踐，例如調整文字位置和改變字重以產生對比。
藤田先生同一部門的一位年輕公共衛生護理師在參加培訓課程後製作了一份宣傳單，設計更加完善，看起來也更專業。我認為，包括我在內的所有受過訓練的員工，現在都能製作出比以前更高品質的公關材料。
森先生我部門還有另一個人也參加了，當我看到他創作的作品時，我覺得他從這次培訓中學到的東西都體現在他的作品中，例如限制了他使用的字體和顏色。
鈴木先生我覺得所有學員都能夠將所學付諸實踐。培訓報告已在機構內部分享，如果他們能積極主動地將所學知識傳播給其他員工，我將非常高興。我希望這能提高各部門、各科室乃至整個機構公共關係資料的可讀性。
自願招募促成了廣泛的員工參與。
——在某些情況下，這類訓練首先由管理人員參加，然後是現場工作人員。村山市是怎麼想的？
鈴木先生這次我們沒有設定任何限制，只接受申請者。我認為從改變管理層的思維方式入手會更有效，但由於實際製作材料的主要是現場工作人員，所以我們決定公開招募。結果，參與的員工年齡跨度很大，從二十多歲到六十多歲都有。
——是否有人發表過類似「我想參加其他類似的訓練」這樣的評論？
鈴木先生這次課程內容著重於製作傳單，但一些參與者表示，如果課程還涉及創建內部使用的文件或計劃，他們也願意參加。
地方政府為新員工提供許多通用培訓項目和實踐培訓項目，但我認為沒有專門針對文件設計的培訓項目。我認為，正是因為許多員工之前從未有機會學習或了解文件設計，才使得不同年齡和職位的人員能夠參與其中。
與居民緊密聯繫的當地政府官員應掌握的技能
請向全國各地的市政廳工作人員說幾句話。
森先生我認為很多人創作材料都是憑直覺，所以這項工作往往集中在技術嫻熟的人身上。但是，經過這次訓練後，我覺得任何人都能創造出一定程度的材料。我認為，如果由最了解內容的員工自行製作公關材料，效果會更好。從這個意義上講，我會向很多人推薦這項訓練。是。
片桐先生地方政府官員與居民聯繫緊密，我認為他們有很多機會為居民製作宣傳品。儘管他們身居要職，理應以簡單易懂的方式與居民溝通，但他們可能很少有機會學習宣傳資料的設計和排版。 “如果不參加這次培訓，那就太可惜了。”我認為這是地方政府官員應該掌握的技能。
藤田先生我非常感謝有機會接受這樣的訓練。此外，由於該計畫對外開放，像行政助理這樣的非正式員工也能參加。我希望未來的培訓機會能更加開放，並惠及更多員工。
鈴木先生 對於組織者來說，能夠提供當地政府官員以前從未接受過的培訓是一項成就。我希望這能提高整個機構對公共關係的認識，並提高我們內部和外部溝通的能力。
此外，地方政府僱員也不清楚自己何時會被調往何處。即使您目前不負責製作傳單或其他宣傳資料，但如果您能利用這些培訓機會掌握相關技能，將來在相應職位上也能展現出自己的能力。而且，我相信，如果具備這些技能的員工人數增加，整個政府的溝通能力也會提升。
感謝您今天抽空接受這次長時間的訪談。
這次「溝通型」文件設計訓練計畫圓滿結束，學員們在村山市政府的認知水準得到了顯著提升。我很高興地得知，他們的文件品質自此之後有所提高。即使沒有任何設計知識或經驗，也能輕鬆掌握課程內容，所以我希望您能親自體驗這個專案。
請查看頁面，以了解有關「溝通型」材料設計專案培訓的詳細資訊（包括費用、實施過程和參與者回饋）。
Morisawa 也為地方政府、學校和私人企業提供面對面的培訓課程，作為其「溝通材料設計計畫」的一部分。詳情（包括費用、流程和參與者回饋）可在此免費下載。
如果您對「溝通型」材料設計專案的培訓課程或培訓課程中使用的 UD 字體感興趣，或者您正在考慮引入或使用它們，請隨時使用下面的表格向我們提問。