在雲端服務和SaaS日益成為商業基礎的今天，企業與客戶互動的場景也日益多樣化。尤其在IT產業，從系統實施提案到後續的營運改進，文件已成為各階段不可或缺的「溝通工具」。

日本電子電腦株式會社證券事業部為證券業提供全面的證券服務。OmegaFS系列該公司負責「易懂文件設計」專案的提案、營運和服務。該公司證券事業部的30名成員參加了森澤的「易懂文件設計」計畫。我們採訪了事業企劃部部長森秀泰、證券服務部的本田隆章以及證券營業部的半田大我，了解他們從「易懂文檔設計」項目中學到的經驗，以及自此之後公司內部發生的變化。

業務介紹：與顧客靈活應對人們聯繫的變化

——請介紹一下您在日本電子電腦株式會社證券事業部的工作內容。

森導演證券業務部門的客戶不僅包括證券公司，還包括經銷和直銷投資信託的公司（部分客戶是銀行）。由於採用共享系統，邏輯空間可依客戶進行安全劃分，服務可透過線上操作和存取。每位客戶只需註冊所需的服務即可使用。

近年來，許多來自其他行業的公司進入證券業，但我相信我們的優勢在於能夠運用多年累積的知識和經驗，在最短的時間內建立易於實施的系統。雖然這是一項共享服務，但我們也能夠靈活地定制，以滿足特定用途的需求。證券公司的用例多種多樣，從面對面交易到線上交易，有時甚至是B2B2C類型的服務。

證券事業本部依職能分工，設有營業部、事業企劃部、開發部（綜合第二本部）、營運/基礎設施部、品質管理部五個部門。本次面試將由三位人員負責：開發部的本田、營業部的半田和企劃部的森。

引言背景：作為跨越部門界線的溝通工具，有效溝通的文檔的重要性

- 是什麼促使您參加「交流」文件設計課程？

森導演於 2 月 26 日星期三舉行，Morisawa主辦的線上研討會這一切都始於我參加的一次研討會。字體製造商竟然會舉辦這樣的主題的研討會，這真是出乎意料，令我感到好奇。

我們決定參加培訓的原因是，客戶滿意度調查和其他管道的結果表明，我們的提案和說明材料未能有效地傳達給客戶。我們證券部門的所有部門——營業、業務規劃、開發、營運/基礎設施以及品質控制——都負責製作並提供某種形式的客戶資料。因此，我們考慮在培訓中融入外部專家。能夠直接接受字體專家森澤的授課，這一點非常吸引人。

——所以，不只是銷售部門在提出解決方案時所準備的資料，系統上線後，還需要每天向客戶提供簡單易懂的資料。開發部門的本田員工會親自與顧客溝通嗎？

本田先生是的，創建並向客戶解釋材料是我工作的一部分。

我們每隔一個月會以使用者會議的形式舉行一次這樣的說明會，但如果從開發的角度來製作資料，客戶就很難理解，所以我們嘗試從客戶的角度來製作資料。我一直覺得這是最困難的部分之一。

半田先生由於我從事銷售工作，所以我在用戶會議上擔任主持人。會後，我會跟進每位客戶，而身為銷售人員，我的工作就是將開發和營運團隊提交的資料進行分解，並進行更詳細的解釋。

- 因此，我們也需要小心協調開發部門和銷售部門之間的客戶文件。

訓練內容與經驗教訓：徹底剖析那些無法傳達訊息的資料。客觀地審視公司的弱點。

——在您參加的培訓中，森澤先生提出了“提案書的不良範例”，並進行了討論。當時您注意到了什麼嗎？

半田先生每份文件，兩位參與者分成兩組，分別陳述溝通困難。 15組參與者都能夠清楚指出問題所在，且不重複。儘管只有一頁紙，卻指出了超過15個缺點。令人驚訝的是，竟然有這麼多改進空間，以及這麼多需要有效溝通的要點。在商業領域，必須在有限的時間內有效地建立文件。而且，不同部門的人員之間就文件交換意見的情況並不常見，因此看到不同部門擁有不同的視角，令人耳目一新。

- 之後，我們進行了大約一個小時的講座，主要講解了通用設計字體和佈局要點，然後我們實際上個人電腦如果您在培訓中發現了任何令人難忘的單字或製作技巧，請告訴我們。

本田先生我聽說過製作技術之一是“盡可能減少顏色”，但對文字透視（在行之間留出空間、對齊它們等）的解釋給我留下了深刻的印象。

半田先生我還學習了“跳躍率”和“權重”這兩個術語。我意識到，除了使用更大或更粗的字體之外，還有一種「理論」可以讓事情更容易理解。我希望以後能和同事們分享這一點。

森導演我們以前曾舉辦過各種培訓課程，例如業務規劃和培養談判技能的培訓，但這是我們第一次進行這樣的與生產相關的培訓，所以我認為這讓我們有機會思考我們自己的產品的品質。

——講座結束後，你提交了作業。森澤後來把修改好的指導書還給了你。你覺得怎麼樣？

本田先生我一邊思考著平常不注意的地方一邊製作，以為自己做出了還算滿意的作品，但是建議單卻告訴我還有需要改進的地方。

半田先生我因為「跳動速率」、「行距」以及更巧妙地運用空白而受到讚揚。另一方面，我之前並沒有仔細閱讀原文，所以我意識到還有很多地方可以改進。

訓練後的結果：與客戶的對話從“需求確認”轉向“未來討論”

- 完成這次訓練後，您製作了提案資料嗎？周圍人有回饋嗎？

本田先生到目前為止，我們已經聽取了客戶的要求，對其進行了組織，然後將其作為需求定義文件呈現。以前針對文件內容的問題比較多，面試時間也大部分都花在了文檔講解上，但是經過培訓之後，感覺針對文檔本身的問題減少了，針對需求定義的問題增加了。

半田先生　之後，我拜訪客戶，講解開發部門製作的資料。資料中「以大號字體標註」的部分，正是開發部門想要傳達的重點和需要注意的地方，因此更容易講解要點。由於我們能夠提供更簡潔的訊息，我覺得客戶的理解能力提高了。

未來展望：從領域蔓延的正向連鎖反應，創造出「交流」的材料

- 參加研討會後，您是否注意到您與周圍人互動和相處的方式發生了變化？

本田先生之前，公司內部有一個志願者小組，叫做“PowerPoint 學校”，旨在提高文件創建技能。我想，每個部門的員工都希望能夠交付能夠與客戶「溝通」的文件。我想把這項技能分享給那些有同樣願望但尚未接受培訓的人，並進一步推廣。

半田先生當我看到那些沒有上過這門課的人的材料時，我有很多想法，所以我希望能夠給他們一些建議。

- 我們希望透過與未參加課程的人員分享所學知識，並在提交提案資料之前相互審查，從而提高公司內部提案資料的品質。

- 最後，您還有什麼希望我們從這次訓練中學到的嗎？

森導演　我曾經認為創建文件設計是一種天賦和才能的問題，但我現在很清楚地明白，這是一項技能。97%對這次培訓的滿意度非常高，我們覺得這是值得進行的訓練。

本田先生我意識到資料的顏值很重要，如果顏值低，對內容的理解程度就會下降，感覺很浪費資料。

半田先生我認為迄今為止我製作的素材品質不佳，是因為我的溝通方式有問題。今後，我會努力製作簡單易懂的素材，以便更好地與客戶溝通。

- 感謝您今天在百忙之中抽空與我們交流。我們期待您繼續提升提案和作品的品質。

請查看提供有關「交流」材料設計計畫培訓的詳細資訊（成本、實施過程、參與者回饋等）的頁面。

如果您對「溝通型」材料設計專案的培訓課程或培訓課程中使用的 UD 字體感興趣，或者您正在考慮引入或使用它們，請隨時使用下面的表格向我們提問。