像印株式會社以「呵護今天」為口號，開發了包括電飯煲和玻璃保溫瓶在內的多種產品。此次培訓的舉辦地點－產品規劃部，負責產品的規劃與設計。由於該部門經常製作向其他部門講解新產品計畫的資料，因此這些資料的品質有問題。為此，他們於2024年3月啟動了「溝通型商務文件製作計畫」。他們從此次培訓中獲得了哪些收穫？培訓開始以來，他們看到了哪些變化？我們訪問了負責此培訓的產品規劃部設計小組的豐田先生（左圖）和參加培訓的內藤先生（右圖）。
我想提高我部門的文檔創建技能。
豐田章男：「這次培訓所在的產品規劃部由兩個各具特色的團隊組成：設計組和規劃組。設計組原本是一個叫做設計室的部門。而規劃組則隸屬於各個部門，比如電飯煲開發部門的規劃人員。透過組織改革，這兩個團隊合併成了一個，形成了現在的架構。」
在這樣的背景下，整個部門都感覺到文件製作能力有問題。在產品規劃部製作的文檔中，很多都是向高層和銷售部門講解新產品計劃和設計的提案，但由於這些文件是用PowerPoint製作的，並且包含圖表，因此品質參差不齊。
例如，設計組的文件雖然設計得簡單易懂，但由於他們的專業是產品設計，因此文件製作能力存在個體差異。另一方面，策劃組的文件有時資訊量過大，難以理解。因此，我們認為最好能作為一個部門共同提陞技能，於是申請了聯合培訓。
用於創建有效溝通的商業文件的程序
~製作示範材料~
[第一部分講座]
本書介紹了創建有效「溝通」材料所需的具體技術，例如如何組織和確定資訊的優先級，以及如何選擇與內容相符的字體。
[第二部：工作]
任務是重新製作“演示材料”。培訓結束後，學員們收到了“建議表”，以幫助他們提高技能。
高效技術和新發現
豐田：“培訓結束後，我覺得策劃組製作的資料條理更加清晰，閱讀起來也更加方便。設計組的成員也收穫了很多新的見解。”
雖然我們同屬產品企劃部，但設計團隊和企劃組之前從未一起接受過訓練。因為很難找到一個共同的主題。不過，這次的訓練主題對兩個小組都很有效，所以我認為這對我們雙方來說都是一個很好的機會。
內藤：「我認為參加同樣的培訓最大的好處在於，我們能夠就創建易於閱讀的文檔達成共識，或者更確切地說，達成一個核心原則。事實上，培訓結束後，當我查看周圍人的文檔時，我發現之前色彩斑斕的文檔現在更加時尚、井然有序，信息的優先級也更加明確了。」
豐田：「我覺得是因為有很多技巧可以立即付諸實踐。我個人印象最深刻的技巧是‘將重要信息放大字體，加粗字體’。以前，當我想強調信息時，我會在下劃線或句首添加形狀，但僅僅改變字體大小和粗細就能帶來如此大的改變，這讓我很驚訝它既能強調信息，所以經常使用內容，所以我經常使用。
許多參與者也對「跳躍率」（文本中點數的比例）很感興趣。他們還了解到，無論你選擇多麼易讀的字體，或者你如何透過字母的大小和粗細來強調它，最終重要的是「行距和字元間距」。我覺得這對策劃小組的成員來說真是大開眼界，他們以前從未考慮過調整行距和字元間距。
內藤：「只需一點點巧思，就能讓佈局更容易理解。我尤其開始注重色彩的統一。我個人喜歡在文檔中運用色彩和效果，但培訓結束後，我確定了一種主色調，並儘量避免使用不必要的顏色。雖然字體大小、顏色、形狀運用等都是一些基本技巧，但當我再次學習時，我經常點頭表示贊同，並領悟到新的道理。
雖然我之前學習過圖形軟體，但從未接受過如何使用和簡報 PowerPoint 的培訓。所以，我發現 PowerPoint 可以做這種事。
用文字表達「易讀性」。課堂與實踐的綜效
豐田：“我覺得課堂學習和實踐相結合的培訓方式也很有效。當天，每個人都打開電腦開始工作，教練在一旁監督他們。”
尤其是在指出樣本材料中「難以閱讀」部分的工作坊中，每位參與者都有機會發言。許多參與者都覺得這些材料讀起來有些費勁，但不知道如何改進，所以我認為將「難以閱讀」的部分錶達出來的過程本身就是一次學習的經驗。事實上，許多參與者都表達了他們的同情，比如說：“我明白你的意思！”
作業提交時，大家溝通順暢，課間休息時也積極交流，營造了友善的學習氛圍。我認為這是面對面授課的優勢，而不是線上螢幕分享。
內藤：“由於課程採用類似課堂的形式，我很容易提問，並能與旁邊同學的作業進行比較，這非常有教育意義。我也很感激老師們對我所做作業的詳細評論。”
創造有效溝通的材料會導致意識的改變
豐田表示，“我們在電飯煲等產品以及其包裝和說明書等印刷材料上都使用 UD 字體。”
內藤：“我經常在文檔中使用UD字體，它們非常易讀。它們沒有特殊之處，而且易於理解，所以我認為它們適用於任何文檔。到目前為止，我一直以為部門內部文檔使用的默認字體是電腦上安裝的字體，但經過培訓後，我認為越來越多的人開始注意字體的選擇。”
豐田：“企劃組也在積極推動銷售提案資料字體的統一化。我認為這次培訓為提高資料的易讀性創造了契機。正因為能夠帶來這樣的意識變化，所以我認為‘易懂商務資料製作程序’的培訓無論對哪個部門來說都會有所幫助。”
例如，銷售人員有機會製作各種材料，包括給客戶的提案。行銷部門也負責從電視廣告到店內POP展示等所有工作，但交付成果大多是外包的。我認為，如果他們能夠掌握組織和呈現資訊的技能，對他們擔任主管職位將大有裨益。此外，將這些內容納入新進員工培訓中也不錯。我認為這將非常有效，因為這能讓員工儘早掌握製作材料所需的素養。
內藤：“如果有更高級、更基礎的課程，我肯定會選修這門課程。我希望它能在各個部門推廣，但如果到了其他部門都能對設計提出意見的地步，我覺得在提出方案時我會有點緊張（笑）。”
豐田章男：「如果全公司能齊心協力改進，成為大家熱議的話題，比如‘像印的文檔太棒了！’那就太有意思了（笑）。總之，我相信每個部門都希望文檔更容易閱讀，所以我希望這種做法也能推廣到其他部門。如果有什麼內容或主題能幫助我們邁出下一步，我很樂意再次幫忙。」
培訓結束後進行的問卷調查顯示，所有學員均表示此次培訓對未來的教材製作非常有幫助，並表示非常滿意。此外，除了本次培訓內容外，我們還收到了其他學員感興趣的主題的回饋，例如「產品和服務介紹」、「公關及公告文件、新聞稿等」。我們將繼續致力於開發更優質的培訓項目。
請查看我們的頁面以了解有關文件建立培訓的更多詳細資訊（成本、流程、參與者回饋等）。
如果您對文件建立培訓課程或培訓課程中使用的 UD 字體感興趣，或者您正在考慮引入或使用它們，請隨時在下面向我們提問。
● 如果您是希望以機構身分使用 UD 字體，我們推薦「MORISAWA BIZ+ 公共機構用 UD 字體計畫」。該計劃詳情，這裡