象印株式会社以“呵护今天”为口号，开发了包括电饭煲和玻璃保温瓶在内的多种产品。此次培训的举办地——产品规划部，负责产品的规划和设计。由于该部门经常制作向其他部门讲解新产品计划的资料，因此这些资料的质量存在问题。为此，他们于2024年3月启动了“沟通型商务文件制作计划”。他们从此次培训中获得了哪些收获？培训开始以来，他们看到了哪些变化？我们采访了负责此次培训的产品规划部设计组的丰田先生（左图）和参加培训的内藤先生（右图）。
我想提高我部门的文档创建技能。
丰田章男：“这次培训所在的产品规划部由两个各具特色的团队组成：设计组和规划组。设计组原本是一个叫做设计室的部门。而规划组则隶属于各个部门，比如电饭煲开发部门的规划人员。通过组织改革，这两个团队合并成了一个，形成了现在的架构。”
在这样的背景下，整个部门都感觉到文档制作能力存在问题。产品规划部制作的文档中，很多都是向高层和销售部门讲解新产品计划和设计的提案，但由于这些文档是用PowerPoint制作的，并且包含图表，因此质量参差不齐。
例如，设计组的文档虽然设计得通俗易懂，但由于他们的专业是产品设计，因此文档制作能力存在个体差异。另一方面，策划组的文档有时信息量过大，难以理解。因此，我们认为最好能作为一个部门共同提升技能，于是申请了联合培训。
用于创建有效沟通的商业文档的程序
~制作演示材料~
[第一部分讲座]
本书介绍了创建有效“交流”材料所需的具体技术，例如如何组织和确定信息的优先级，以及如何选择与内容相匹配的字体。
[第二部分：工作]
任务是重新制作“演示材料”。培训结束后，学员们收到了“建议表”，以帮助他们提高技能。
高效技术和新发现
丰田：“培训结束后，我觉得策划组制作的资料条理更加清晰，阅读起来也更加方便。设计组的成员也收获了很多新的见解。”
虽然我们同属产品企划部，但设计组和企划组之前从未一起接受过培训。因为很难找到一个共同的主题。不过，这次的培训主题对两个小组都很有效，所以我认为这对我们双方来说都是一次很好的机会。
内藤：“我认为参加同样的培训最大的好处在于，我们能够就创建易于阅读的文档达成共识，或者更确切地说，达成一个核心原则。事实上，培训结束后，当我查看周围人的文档时，我发现之前色彩斑斓的文档现在更加时尚、井然有序，信息的优先级也更加明确了。”
丰田：“我觉得是因为有很多技巧可以立即付诸实践。我个人印象最深刻的技巧是‘将重要信息放大字体，加粗字体’。以前，当我想强调信息时，我会在下划线或句首添加形状，但仅仅改变字体大小和粗细就能带来如此大的改变，这让我很惊讶。它既能强调信息，又能使内容简洁，所以我经常使用。”
许多参与者也对“跳跃率”（文本中点数的比例）很感兴趣。他们还了解到，无论你选择多么易读的字体，或者你如何通过字母的大小和粗细来强调它，最终重要的是“行距和字符间距”。我觉得这对策划小组的成员来说真是大开眼界，他们以前从未考虑过调整行距和字符间距。
内藤：“只需一点点巧思，就能让布局更容易理解。我尤其开始注重色彩的统一。我个人喜欢在文档中运用色彩和效果，但培训结束后，我确定了一种主色调，并尽量避免使用不必要的颜色。虽然字体大小、颜色、形状运用等都是一些基本技巧，但当我再次学习时，我经常会点头表示赞同，并领悟到新的道理。”
虽然我之前学习过图形软件，但从未接受过如何使用和演示 PowerPoint 的培训。所以，我发现 PowerPoint 可以做这种事。
用文字表达“易读性”。课堂与实践的协同效应
丰田：“我觉得课堂学习和实践相结合的培训方式也很有效。当天，每个人都打开电脑开始工作，教练在一旁监督他们。”
尤其是在指出样本材料中“难以阅读”部分的工作坊中，每位参与者都有机会发言。许多参与者都觉得这些材料读起来有些费劲，但不知道如何改进，所以我认为将“难以阅读”的部分表达出来的过程本身就是一次学习的经历。事实上，许多参与者都表达了他们的同情，比如说：“我明白你的意思！”
作业提交时，大家沟通顺畅，课间休息时也积极交流，营造了友好的学习氛围。我认为这是面对面授课的优势，而不是线上屏幕共享。
内藤：“由于课程采用类似课堂的形式，我很容易提问，并能与旁边同学的作业进行比较，这非常有教育意义。我也很感激老师们对我所做作业的详细评论。”
创造有效沟通的材料会导致意识的改变
丰田表示，“我们在电饭煲等产品以及其包装和说明书等印刷材料上都使用 UD 字体。”
内藤：“我经常在文档中使用UD字体，它们非常易读。它们没有特殊之处，而且易于理解，所以我认为它们适用于任何文档。到目前为止，我一直以为部门内部文档使用的默认字体是电脑上安装的字体，但经过培训后，我认为越来越多的人开始注意字体的选择。”
丰田：“企划组也在积极推动销售提案资料字体的统一化。我认为这次培训为提高资料的易读性创造了契机。正因为能够带来这样的意识变化，所以我认为‘易懂商务资料制作程序’的培训无论对哪个部门来说都会有所帮助。”
例如，销售人员有机会制作各种材料，包括给客户的提案。市场营销部门也负责从电视广告到店内POP展示等所有工作，但交付成果大多是外包的。我认为，如果他们能够掌握组织和呈现信息的技能，对他们担任主管职位将大有裨益。此外，将这些内容纳入新员工培训中也不错。我认为这将非常有效，因为这能让员工尽早掌握制作材料所需的素养。
内藤：“如果有更高级、更基础的课程，我肯定会选修这门课程。我希望它能在各个部门推广，但如果到了其他部门都能对设计提出意见的地步，我觉得在提出方案时我会有点紧张（笑）。”
丰田章男：“如果全公司能齐心协力改进，成为大家热议的话题，比如‘象印的文档太棒了！’那就太有意思了（笑）。总之，我相信每个部门都希望文档更容易阅读，所以我希望这种做法也能推广到其他部门。如果有什么内容或主题能帮助我们迈出下一步，我很乐意再次请您帮忙。”
培训结束后进行的问卷调查显示，所有学员均表示此次培训对今后的教材制作非常有帮助，并表示非常满意。此外，除了本次培训内容外，我们还收到了学员们感兴趣的其他主题的反馈，例如“产品和服务介绍”、“公关及公告文件、新闻稿等”。我们将继续致力于开发更优质的培训项目。
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如果您对文档创建培训课程或培训课程中使用的 UD 字体感兴趣，或者您正在考虑引入或使用它们，请随时在下面向我们提问。
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