ในโลกปัจจุบันที่บริการคลาวด์และ SaaS กำลังกลายเป็นรากฐานทางธุรกิจ สถานการณ์ที่บริษัทต่างๆ ต้องมีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าจึงมีความหลากหลายมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมไอที เอกสารได้กลายเป็น "เครื่องมือสื่อสาร" ที่สำคัญในทุกขั้นตอน ตั้งแต่การเสนอติดตั้งระบบ ไปจนถึงการดำเนินการและการปรับปรุงระบบในภายหลัง

แผนกหลักทรัพย์ของบริษัท Japan Electronics Computer Co., Ltd. ให้บริการหลักทรัพย์ที่ครอบคลุมสำหรับอุตสาหกรรมหลักทรัพย์ซีรีส์ OmegaFSบริษัทเป็นผู้นำเสนอ ดำเนินงาน และให้บริการโปรแกรมออกแบบเอกสาร "เข้าใจง่าย" สมาชิกฝ่ายธุรกิจหลักทรัพย์ของบริษัทจำนวน 30 คน ได้เข้าร่วมโปรแกรมออกแบบเอกสาร "เข้าใจง่าย" ของโมริซาวา เราได้พูดคุยกับโมริ ฮิเดยาสุ หัวหน้าฝ่ายวางแผนธุรกิจ คุณฮอนดะ ทาคาอากิ จากฝ่ายบริการหลักทรัพย์ และคุณฮันดะ ไทกะ จากฝ่ายขายหลักทรัพย์ เกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาได้เรียนรู้จากโปรแกรมออกแบบเอกสาร "เข้าใจง่าย" และการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นภายในบริษัทนับตั้งแต่นั้นเป็นต้นมา

การแนะนำธุรกิจ-กับลูกค้าตอบสนองอย่างยืดหยุ่นต่อการเปลี่ยนแปลงวิธีการเชื่อมต่อของผู้คน

- โปรดแจ้งให้เราทราบเกี่ยวกับงานที่คุณทำในแผนกธุรกิจหลักทรัพย์ของ Japan Electronics Computer Co., Ltd.

ผู้กำกับโมริลูกค้าของฝ่ายธุรกิจหลักทรัพย์ไม่เพียงแต่ประกอบด้วยบริษัทหลักทรัพย์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงบริษัทที่บริหารจัดการและขายทรัสต์เพื่อการลงทุนโดยตรง (ลูกค้าบางรายเป็นธนาคาร) เนื่องจากเป็นระบบที่ใช้งานร่วมกัน พื้นที่ใช้งานจึงถูกแบ่งแยกอย่างปลอดภัยสำหรับลูกค้าแต่ละราย และมีบริการดำเนินการและเข้าถึงทางออนไลน์ ลูกค้าแต่ละรายสามารถลงทะเบียนใช้บริการที่ต้องการและใช้บริการเหล่านั้นได้

เมื่อไม่นานมานี้ มีผู้ประกอบการจากอุตสาหกรรมอื่นๆ เข้ามาสู่วงการหลักทรัพย์มากมาย แต่ผมเชื่อว่าจุดแข็งของเราอยู่ที่ความสามารถในการนำความรู้และประสบการณ์ที่สั่งสมมาหลายปีมาสร้างระบบที่ใช้งานง่ายและรวดเร็วที่สุด แม้ว่าจะเป็นบริการแบบใช้งานร่วมกัน แต่เราสามารถปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการใช้งานเฉพาะด้านได้อย่างยืดหยุ่น บริษัทหลักทรัพย์มีรูปแบบการใช้งานที่หลากหลาย ตั้งแต่บริษัทที่ทำธุรกรรมแบบพบหน้ากัน ไปจนถึงบริษัทที่ทำธุรกรรมออนไลน์ ซึ่งบางครั้งอาจเป็นบริการแบบ BtoBtoC ก็ได้

ฝ่ายธุรกิจหลักทรัพย์มีโครงสร้างตามบทบาทหน้าที่ แบ่งออกเป็น 5 ฝ่าย ได้แก่ ฝ่ายขาย ฝ่ายวางแผนธุรกิจ ฝ่ายพัฒนา (ฝ่ายทั่วไปที่สอง) ฝ่ายปฏิบัติการ/โครงสร้างพื้นฐาน และฝ่ายควบคุมคุณภาพ อย่างไรก็ตาม การสัมภาษณ์ครั้งนี้จะดำเนินการโดยบุคลากร 3 ท่าน ได้แก่ ฮอนด้า จากฝ่ายพัฒนา ฮันดะ จากฝ่ายขาย และโมริ จากฝ่ายวางแผน

ที่มาของบทนำ :เอกสารที่สื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ข้ามขอบเขตระหว่างแผนกความสำคัญของ

- อะไรเป็นแรงบันดาลใจให้คุณเลือกเรียนหลักสูตรการออกแบบเอกสาร "การสื่อสาร"?

ผู้กำกับโมริจัดขึ้นเมื่อวันพุธที่ 26 กุมภาพันธ์ พ.ศ.สัมมนาออนไลน์ที่สนับสนุนโดยโมริซาวะทุกอย่างเริ่มต้นขึ้นเมื่อผมเข้าร่วมสัมมนา ผมรู้สึกทึ่งกับความไม่คาดคิดที่ผู้ผลิตฟอนต์จะจัดสัมมนาเกี่ยวกับหัวข้อนี้

เหตุผลที่เราตัดสินใจเข้ารับการฝึกอบรมเป็นเพราะผลการสำรวจความพึงพอใจของลูกค้าและแหล่งข้อมูลอื่นๆ บ่งชี้ว่าข้อเสนอและเอกสารประกอบการอธิบายของเราไม่สามารถเข้าถึงลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในแผนกหลักทรัพย์ของเรา ทุกแผนก ทั้งฝ่ายขาย ฝ่ายวางแผนธุรกิจ ฝ่ายพัฒนา ฝ่ายปฏิบัติการ/โครงสร้างพื้นฐาน และฝ่ายควบคุมคุณภาพ ต่างร่วมกันจัดทำและจัดเตรียมเอกสารประกอบการบรรยายให้กับลูกค้า ดังนั้นเราจึงพิจารณาการฝึกอบรมโดยนำความเชี่ยวชาญจากภายนอกเข้ามาร่วมด้วย จุดเด่นที่สำคัญคือการที่เราได้ฟังการบรรยายโดยตรงจากคุณโมริซาวะ ผู้เชี่ยวชาญด้านฟอนต์

- ดังนั้น ไม่ใช่แค่เอกสารที่ฝ่ายขายจัดเตรียมไว้เมื่อนำเสนอโซลูชันเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความจำเป็นในการจัดเตรียมเอกสารที่เข้าใจง่ายให้กับลูกค้าทุกวันหลังจากระบบเปิดใช้งานแล้วด้วย ฮอนด้าจากฝ่ายพัฒนาได้พูดคุยกับลูกค้าโดยตรงหรือไม่

คุณฮอนด้าใช่ การสร้างและอธิบายเนื้อหาให้ลูกค้าฟังเป็นส่วนหนึ่งของงานของฉัน

เราจัดการประชุมผู้ใช้ทุกสองเดือนเพื่ออธิบายเรื่องนี้ แต่หากเนื้อหาถูกสร้างขึ้นจากมุมมองด้านการพัฒนา เนื้อหาเหล่านั้นจะไม่เข้าถึงลูกค้า เราจึงพยายามสร้างเนื้อหาจากมุมมองของลูกค้า ผมรู้สึกว่านี่เป็นหนึ่งในส่วนที่ยากที่สุดเสมอ

คุณฮันดะเนื่องจากผมทำงานด้านการขาย ผมจึงทำหน้าที่เป็นผู้ดำเนินรายการในการประชุมผู้ใช้ หลังจากการประชุมเสร็จสิ้น ผมติดตามผลกับลูกค้าแต่ละราย และหน้าที่ของผมในฐานะพนักงานขายคือการอธิบายเนื้อหาที่ทีมพัฒนาและทีมปฏิบัติการนำเสนออย่างละเอียด

- ดังนั้นเราจะต้องระมัดระวังในการประสานเอกสารลูกค้าระหว่างฝ่ายพัฒนาและฝ่ายขายด้วย

เนื้อหาการฝึกอบรมและบทเรียนที่ได้รับ: การวิเคราะห์เนื้อหาที่ไม่สื่อสารอย่างละเอียด พิจารณาจุดอ่อนของบริษัทอย่างเป็นกลาง

- ระหว่างการฝึกอบรมที่คุณเข้าร่วม โมริซาวะได้นำเสนอ "ตัวอย่างที่ไม่ดีของเอกสารข้อเสนอ" และจัดการอภิปราย คุณสังเกตเห็นอะไรในช่วงเวลานั้นบ้างหรือไม่

คุณฮันดะสำหรับเอกสารแต่ละฉบับ บุคคลสองคนได้นำเสนอประเด็นที่สื่อสารได้ยาก และทั้ง 15 คู่สามารถชี้ประเด็นปัญหาได้โดยไม่ซ้ำซ้อนกัน แม้ว่าจะเป็นเอกสารเพียงหน้าเดียว แต่ก็มีประเด็นที่ไม่สะดวกใจกว่า 15 ประเด็น เป็นเรื่องน่าประหลาดใจที่ได้เห็นว่ามีจุดบกพร่องมากมายที่สามารถปรับปรุงได้ และต้องสื่อสารประเด็นต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทางธุรกิจ จำเป็นต้องจัดทำเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพภายในระยะเวลาที่จำกัด นอกจากนี้ การแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเกี่ยวกับเอกสารกับบุคลากรจากแผนกต่างๆ ไม่ใช่เรื่องปกติ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องน่ายินดีที่ได้เห็นมุมมองที่แตกต่างกันของแต่ละแผนก

- หลังจากนั้นเราก็มีการบรรยายประมาณหนึ่งชั่วโมง โดยส่วนใหญ่เป็นเรื่องแบบอักษรการออกแบบสากลและจุดเค้าโครง จากนั้นเราก็...พีซีโปรดแจ้งให้เราทราบหากมีคำศัพท์ที่น่าจดจำหรือเทคนิคการผลิตใดๆ ที่คุณพบระหว่างการฝึกอบรม

คุณฮอนด้าฉันเคยได้ยินมาว่าเทคนิคการผลิตอย่างหนึ่งคือ "ให้สีอยู่ต่ำที่สุดเท่าที่จะทำได้" แต่คำอธิบายเกี่ยวกับมุมมองของข้อความ (การเว้นช่องว่างระหว่างบรรทัด การจัดตำแหน่งบรรทัด ฯลฯ) ทำให้ฉันประทับใจมาก

คุณฮันดะฉันยังได้เรียนรู้คำว่า "อัตราการกระโดด" และ "น้ำหนัก" ด้วย ฉันจึงตระหนักว่าแทนที่จะใช้แค่ตัวอักษรที่ใหญ่หรือหนาขึ้น ยังมี "ทฤษฎี" ที่ทำให้เข้าใจง่ายขึ้นด้วย ฉันอยากจะแบ่งปันเรื่องนี้กับเพื่อนร่วมงานในอนาคต

ผู้กำกับโมริก่อนหน้านี้เราได้จัดหลักสูตรฝึกอบรมต่างๆ เช่น การวางแผนธุรกิจ และการฝึกอบรมเพื่อพัฒนาทักษะการเจรจาต่อรอง แต่ครั้งนี้เป็นครั้งแรกที่เราจัดการฝึกอบรมที่เกี่ยวข้องกับการผลิตเช่นนี้ ดังนั้น ฉันคิดว่ามันทำให้เรามีโอกาสได้คิดเกี่ยวกับคุณภาพของการผลิตของเราเอง

- หลังจบการบรรยาย คุณส่งการบ้านแล้ว โมริซาวะเอาใบคำแนะนำที่แก้ไขแล้วมาคืนให้คุณทีหลัง คุณคิดยังไงกับเรื่องนี้บ้าง

คุณฮอนด้าฉันทำมันขึ้นมาโดยคิดถึงสิ่งต่างๆ ที่ปกติแล้วฉันไม่ได้ใส่ใจ และฉันคิดว่าฉันได้สร้างบางสิ่งบางอย่างขึ้นมาซึ่งฉันค่อนข้างพอใจ แต่แผ่นคำแนะนำก็บอกฉันว่ามีบางพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง

คุณฮันดะฉันได้รับคำชมในเรื่อง "อัตราการกระโดด" "ระยะห่างระหว่างบรรทัด" และการใช้พื้นที่ว่างให้เป็นระเบียบเรียบร้อยมากขึ้น ในทางกลับกัน ฉันไม่ได้ใส่ใจกับเนื้อหาต้นฉบับเลย ฉันจึงตระหนักว่ายังมีอีกหลายส่วนที่ฉันสามารถปรับปรุงได้

ผลลัพธ์หลังการฝึกอบรม-การสนทนากับลูกค้าเปลี่ยนจาก "การยืนยันความต้องการ" ไปเป็น "การหารือในอนาคต"

- หลังจากเสร็จสิ้นการฝึกอบรมนี้ คุณได้จัดทำเอกสารเสนอโครงการอะไรหรือไม่? คุณได้รับคำติชมจากคนรอบข้างบ้างหรือไม่?

คุณฮอนด้าจนถึงปัจจุบัน เราได้ฟังคำขอของลูกค้า จัดทำเป็นเอกสาร และนำเสนอเป็นเอกสารข้อกำหนดในอดีตมีคำถามมากมายเกี่ยวกับเนื้อหาของเอกสาร และเวลาสัมภาษณ์ส่วนใหญ่หมดไปกับการอธิบายเอกสาร แต่หลังจากการฝึกอบรม ฉันรู้สึกว่าจำนวนคำถามเกี่ยวกับเอกสารนั้นลดลง และจำนวนคำถามเกี่ยวกับข้อกำหนดมีมากขึ้น

คุณฮันดะ　หลังจากนั้นผมได้ไปพบลูกค้าเพื่ออธิบายเนื้อหาที่ฝ่ายพัฒนาจัดทำขึ้น ซึ่งการอธิบายประเด็นหลักๆ ง่ายขึ้น เพราะเนื้อหาที่ "เขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่" ในเนื้อหาเป็นประเด็นสำคัญที่ฝ่ายพัฒนาต้องการจะสื่อ และเป็นประเด็นที่ต้องใส่ใจ ผมรู้สึกว่าลูกค้าเข้าใจเนื้อหาได้ดีขึ้น เพราะตอนนี้เราสามารถให้ข้อมูลที่กระชับและชัดเจนมากขึ้น

แนวโน้มในอนาคต-ปฏิกิริยาลูกโซ่เชิงบวกที่แพร่กระจายจากสนามไปสู่การสร้างวัสดุที่ "สื่อสาร"

- หลังจากเข้าร่วมสัมมนา คุณสังเกตเห็นการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในวิธีที่คุณโต้ตอบและเข้าหาผู้คนรอบตัวคุณหรือไม่?

คุณฮอนด้าก่อนหน้านี้ บริษัทมีกลุ่มอาสาสมัครที่ชื่อว่า "PowerPoint School" เพื่อพัฒนาทักษะการสร้างเอกสาร ผมคิดว่าพนักงานในแต่ละแผนกต้องการนำเสนอเอกสารที่ "สื่อสาร" ให้กับลูกค้า ผมจึงอยากแบ่งปันทักษะนี้กับคนที่มีความต้องการเหมือนกันแต่ยังไม่ได้รับการฝึกอบรม และเผยแพร่ให้กว้างขวางยิ่งขึ้น

คุณฮันดะเมื่อผมดูเอกสารของคนที่ยังไม่ได้เรียนคอร์สนี้ ผมมีความคิดมากมาย ดังนั้นจึงอยากจะให้คำแนะนำแก่พวกเขา

- เราหวังว่าคุณภาพของเอกสารเสนอโครงการภายในบริษัทจะดีขึ้น เนื่องจากผู้เข้าร่วมโครงการได้แบ่งปันสิ่งที่ได้เรียนรู้กับผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมหลักสูตร และขณะที่พวกเขาตรวจสอบเอกสารเสนอโครงการร่วมกันก่อนส่ง

- สุดท้ายนี้ มีอะไรอีกไหมที่คุณต้องการให้เราเรียนรู้จากการฝึกอบรมนี้?

ผู้กำกับโมริ　ฉันเคยคิดว่าการออกแบบเอกสารเป็นเรื่องของพรสวรรค์และความสามารถ แต่ตอนนี้ฉันเข้าใจดีแล้วว่ามันเป็นทักษะอย่างหนึ่งระดับความพึงพอใจสำหรับการฝึกอบรมนี้อยู่ในระดับสูงมากที่ 97% และเราคิดว่านี่เป็นเซสชันการฝึกอบรมที่คุ้มค่าต่อการดำเนินการ

คุณฮอนด้าฉันตระหนักว่ารูปลักษณ์ของเนื้อหานั้นสำคัญ หากรูปลักษณ์ไม่ดี ระดับความเข้าใจเนื้อหาก็จะลดลง และฉันรู้สึกว่ามันเป็นการสิ้นเปลืองเนื้อหา

คุณฮันดะฉันคิดว่าคุณภาพของวัสดุที่ฉันสร้างขึ้นมาจนถึงตอนนี้ไม่ดีนักเพราะวิธีการสื่อสารของฉัน ต่อจากนี้ไป ฉันอยากจะพยายามสร้างสรรค์วัสดุที่เข้าใจง่าย เพื่อที่จะสื่อสารกับลูกค้าได้ดีขึ้น

- ขอบคุณที่สละเวลาอันมีค่ามาพูดคุยกับเราในวันนี้ เราหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้เห็นคุณพัฒนาคุณภาพข้อเสนอและผลงานของคุณต่อไป

โปรดดูหน้าที่ให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับการฝึกอบรมโปรแกรมการออกแบบเนื้อหา "เชิงสื่อสาร" (ค่าใช้จ่าย กระบวนการที่นำไปสู่การใช้งาน ข้อเสนอแนะของผู้เข้าร่วม ฯลฯ)

หากคุณสนใจในเซสชันการฝึกอบรมสำหรับโปรแกรม Material Design "การสื่อสาร" หรือแบบอักษร UD ที่ใช้ในการเซสชันการฝึกอบรม หรือหากคุณกำลังพิจารณาที่จะแนะนำหรือใช้งานแบบอักษรดังกล่าว โปรดอย่าลังเลที่จะถามเราหากคุณมีคำถามใดๆ โดยใช้แบบฟอร์มด้านล่างนี้