ภายใต้สโลแกน "ดูแลวันนี้" บริษัท Zojirushi พัฒนาผลิตภัณฑ์หลากหลายประเภท รวมถึงหม้อหุงข้าวและกระติกน้ำร้อนแก้ว ฝ่ายวางแผนผลิตภัณฑ์ ซึ่งเป็นสถานที่จัดการฝึกอบรมนี้ รับผิดชอบการวางแผนและการออกแบบผลิตภัณฑ์ เนื่องจากฝ่ายนี้มักจัดทำเอกสารเพื่ออธิบายแผนผลิตภัณฑ์ใหม่ให้แผนกอื่นๆ ทราบ จึงมีปัญหาเรื่องคุณภาพของเอกสารเหล่านี้ ส่งผลให้ในเดือนมีนาคม 2567 ได้มีการนำ "โปรแกรมการสร้างเอกสารทางธุรกิจเพื่อการสื่อสาร" มาใช้ พวกเขาได้เรียนรู้อะไรจากการฝึกอบรมนี้ และเห็นการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างนับตั้งแต่เริ่มต้น? เราได้พูดคุยกับคุณโตโยดะ (ภาพซ้าย) จากกลุ่มออกแบบของฝ่ายวางแผนผลิตภัณฑ์ ซึ่งเป็นผู้รับผิดชอบการฝึกอบรม และคุณนาอิโตะ (ภาพขวา) จากกลุ่มเดียวกันที่เข้าร่วมการฝึกอบรม
ฉันต้องการปรับปรุงทักษะการสร้างเอกสารของแผนกของฉัน
โตโยดะ: "ฝ่ายวางแผนผลิตภัณฑ์ ซึ่งเป็นสถานที่จัดการฝึกอบรมนั้น ประกอบด้วยสองกลุ่มที่มีลักษณะเฉพาะที่แตกต่างกัน คือ กลุ่มออกแบบและกลุ่มวางแผน เดิมทีกลุ่มออกแบบเป็นแผนกที่เรียกว่าสำนักงานออกแบบ แต่ในอีกแง่หนึ่ง กลุ่มวางแผนเป็นส่วนหนึ่งของแต่ละแผนก เช่น เป็นผู้วางแผนของฝ่ายพัฒนาหม้อหุงข้าว ทั้งสองกลุ่มนี้ถูกรวมเข้าเป็นหนึ่งเดียวโดยการปฏิรูปองค์กร ส่งผลให้เกิดโครงสร้างในปัจจุบัน
ด้วยภูมิหลังเช่นนี้ ฝ่ายต่างๆ โดยรวมจึงรู้สึกว่าทักษะการสร้างเอกสารมีปัญหา เอกสารหลายฉบับที่ฝ่ายวางแผนผลิตภัณฑ์จัดทำขึ้นเป็นข้อเสนอเพื่ออธิบายแผนงานและการออกแบบผลิตภัณฑ์ใหม่ให้กับผู้บริหารและฝ่ายขาย แต่เนื่องจากเอกสารเหล่านี้จัดทำขึ้นโดยใช้ PowerPoint และมีไดอะแกรมและกราฟประกอบ คุณภาพของเอกสารจึงแตกต่างกันไป
ยกตัวอย่างเช่น แม้ว่าเอกสารของกลุ่มออกแบบจะได้รับการออกแบบมาให้อ่านง่าย แต่ความเชี่ยวชาญของพวกเขาคือการออกแบบผลิตภัณฑ์ ดังนั้นจึงมีความแตกต่างกันในทักษะการสร้างเอกสารของแต่ละบุคคล ในทางกลับกัน เอกสารของกลุ่มวางแผนบางครั้งก็มีข้อมูลมากเกินไป ทำให้เข้าใจยาก ดังนั้นเราจึงคิดว่าการพัฒนาทักษะร่วมกันในแผนกน่าจะเป็นเรื่องที่ดี จึงได้ขอความร่วมมือให้ฝึกอบรมร่วมกัน
โปรแกรมสำหรับสร้างเอกสารทางธุรกิจที่สื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
~การสร้างสรรค์สื่อนำเสนอ~
[บรรยายภาคที่ 1]
หนังสือเล่มนี้แนะนำเทคนิคเฉพาะที่จำเป็นสำหรับการสร้างสรรค์สื่อที่ "สื่อสาร" ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การจัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญของข้อมูล และวิธีการเลือกแบบอักษรที่ตรงกับเนื้อหา
[ส่วนที่ 2: การทำงาน]
งานที่ได้รับมอบหมายคือการจัดทำ "เอกสารนำเสนอ" ใหม่ หลังจากการฝึกอบรม ผู้เข้าร่วมจะได้รับ "แผ่นคำแนะนำ" เพื่อส่งคืนเพื่อช่วยพัฒนาทักษะของตน
เทคนิคที่มีประสิทธิภาพสูง และการค้นพบใหม่ๆ
โทโยดะ: "หลังจากการฝึกอบรม ผมรู้สึกว่าเนื้อหาที่กลุ่มวางแผนจัดทำขึ้นนั้นมีการจัดระเบียบที่ดีขึ้นและอ่านง่ายขึ้น นอกจากนี้ ผมคิดว่าสมาชิกกลุ่มออกแบบได้รับข้อมูลเชิงลึกใหม่ๆ มากมาย
ถึงแม้เราทั้งคู่จะอยู่ในฝ่ายวางแผนผลิตภัณฑ์ แต่ฝ่ายออกแบบและฝ่ายวางแผนก็ไม่เคยได้รับการฝึกอบรมร่วมกันมาก่อน เป็นเพราะยากที่จะหาธีมที่เหมือนกันได้ อย่างไรก็ตาม ครั้งนี้ธีมการฝึกอบรมมีประสิทธิภาพสำหรับทั้งสองกลุ่ม ผมจึงคิดว่านี่เป็นโอกาสที่ดีสำหรับเราทั้งคู่
ไนโตะ: "ผมคิดว่าประโยชน์ที่สำคัญที่สุดของการฝึกอบรมแบบเดียวกันนี้คือเราสามารถเข้าใจตรงกัน หรือพูดให้ถูกคือหลักการสำคัญในการสร้างเอกสารที่อ่านง่าย จริงๆ แล้ว หลังจากการฝึกอบรม เมื่อผมดูเอกสารของคนรอบข้าง ผมสังเกตเห็นว่าเอกสารที่เคยมีสีสันสดใส ตอนนี้ดูเก๋ไก๋และเป็นระเบียบมากขึ้น และลำดับความสำคัญของข้อมูลก็ชัดเจนขึ้นด้วย"
โทโยดะ: "ผมคิดว่าเป็นเพราะมีเทคนิคมากมายที่สามารถนำไปปฏิบัติได้ทันที ส่วนตัวแล้ว เทคนิคที่ประทับใจผมมากที่สุดคือ 'ทำให้ขนาดตัวอักษรใหญ่ขึ้นและหนาขึ้นสำหรับข้อมูลที่มีความสำคัญสูง' ก่อนหน้านี้ เวลาผมต้องการเน้นข้อมูล ผมมักจะขีดเส้นใต้หรือเพิ่มรูปทรงไว้ต้นประโยค แต่ผมแปลกใจว่าแค่ปรับขนาดและหนาขึ้น ภาพลักษณ์ของข้อมูลก็เปลี่ยนแปลงไปได้มากขนาดนี้ ผมใช้บ่อยเพราะมันเน้นข้อมูลและทำให้เข้าใจง่าย
ผู้เข้าร่วมหลายคนยังสนใจเรื่อง "อัตราการกระโดด" หรืออัตราส่วนของจำนวนจุดในข้อความ พวกเขายังได้เรียนรู้ว่าไม่ว่าจะเลือกใช้ฟอนต์ที่อ่านง่ายแค่ไหน หรือเน้นตัวอักษรด้วยขนาดและความหนาของตัวอักษรอย่างไร สุดท้ายแล้ว "ระยะห่างระหว่างบรรทัดและระยะห่างระหว่างตัวอักษร" ต่างหากที่สำคัญ ผมคิดว่านี่เป็นการเปิดมุมมองใหม่ให้กับสมาชิกในกลุ่มวางแผน ซึ่งไม่เคยคิดจะปรับระยะห่างระหว่างบรรทัดและระยะห่างระหว่างตัวอักษรมาก่อนเลย
ไนโตะ: "แค่ใช้ไหวพริบนิดหน่อยก็ทำให้เค้าโครงเข้าใจง่ายขึ้นเยอะเลยครับ ผมเริ่มให้ความสำคัญกับสีที่สม่ำเสมอเป็นพิเศษ ส่วนตัวผมชอบใช้สีและเอฟเฟกต์ในเอกสาร แต่หลังจากฝึกเสร็จ ผมก็ตัดสินใจเลือกสีหลักและพยายามหลีกเลี่ยงการใช้สีที่ไม่จำเป็นให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ถึงแม้จะเป็นเทคนิคพื้นฐานอย่างขนาดฟอนต์ สี และการใช้รูปทรง แต่เมื่อผมได้เรียนรู้อีกครั้ง ผมก็มักจะพยักหน้าเห็นด้วยและเข้าใจสิ่งใหม่ๆ อยู่เสมอ
ถึงแม้ว่าผมจะเคยศึกษาซอฟต์แวร์กราฟิกมาจนถึงตอนนั้น แต่ผมก็ไม่เคยได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับการใช้และการนำเสนอ PowerPoint เลย ผมจึงค้นพบว่า PowerPoint สามารถทำสิ่งเหล่านี้ได้
ถ่ายทอดความรู้สึก “อ่านง่าย” ออกมาเป็นคำพูด ผลกระทบเชิงเสริมฤทธิ์ระหว่างการบรรยายและการทำงาน
โตโยดะ: "ผมคิดว่ารูปแบบการฝึกอบรมที่ผสมผสานการเรียนรู้ในห้องเรียนเข้ากับการทำงานก็มีประสิทธิภาพเช่นกัน ในวันนั้น ทุกคนเปิดคอมพิวเตอร์ของตัวเองและทำงาน โดยมีผู้สอนคอยดูแลพวกเขาไปตลอด
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ระหว่างการสัมมนาเชิงปฏิบัติการเพื่อชี้ให้เห็นส่วนที่ "อ่านยาก" ของตัวอย่างเนื้อหา ผู้เข้าร่วมแต่ละคนมีโอกาสแสดงความคิดเห็น ผู้เข้าร่วมหลายคนรู้สึกว่าเนื้อหานั้นอ่านยาก แต่ไม่รู้ว่าจะปรับปรุงอย่างไร ดังนั้น ดิฉันคิดว่ากระบวนการพูดออกมาว่า "อ่านยาก" นั้นเป็นประสบการณ์การเรียนรู้อย่างหนึ่ง อันที่จริง ผู้เข้าร่วมหลายคนแสดงความเห็นใจด้วยการพูดว่า "ฉันเข้าใจที่คุณพูดนะ!"
นอกจากนี้ยังมีการสื่อสารที่ดีระหว่างการนำเสนองานและการพูดคุยอย่างสนุกสนานในช่วงพัก สร้างบรรยากาศที่เป็นมิตรตลอดการเรียน ฉันคิดว่านี่เป็นข้อดีของการเรียนแบบพบหน้ากัน มากกว่าการแชร์หน้าจอออนไลน์
ไนโตะ: "เนื่องจากหลักสูตรนี้จัดขึ้นในรูปแบบห้องเรียน จึงสามารถถามคำถามและเปรียบเทียบผลงานของคนที่นั่งอยู่ข้างๆ ได้ง่าย ซึ่งให้ความรู้ได้ดีมาก นอกจากนี้ ฉันยังรู้สึกซาบซึ้งกับความคิดเห็นอย่างละเอียดที่ได้รับเกี่ยวกับงานที่ได้รับมอบหมาย"
การสร้างสรรค์สื่อที่สื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงของความตระหนักรู้
โตโยดะกล่าวว่า "เราใช้แบบอักษร UD บนผลิตภัณฑ์ต่างๆ เช่น หม้อหุงข้าว รวมถึงบนสื่อสิ่งพิมพ์ เช่น บรรจุภัณฑ์และคู่มือการใช้งาน"
ไนโตะ: "ผมมักใช้ฟอนต์ UD สำหรับเอกสาร ซึ่งอ่านง่ายมาก ไม่มีข้อบกพร่องและเข้าใจง่าย ผมจึงคิดว่าฟอนต์เหล่านี้เหมาะกับเอกสารทุกประเภท ก่อนหน้านี้ ผมเคยคิดว่าฟอนต์เริ่มต้นที่ใช้ในเอกสารภายในแผนกคือฟอนต์ที่ติดตั้งไว้ในคอมพิวเตอร์ แต่หลังจากการฝึกอบรม ผมคิดว่ามีคนใส่ใจในการเลือกฟอนต์มากขึ้น"
โตโยดะ: "ในกลุ่มวางแผนงาน ก็มีการเคลื่อนไหวเพื่อปรับมาตรฐานฟอนต์ที่ใช้ในเอกสารเสนอขายสินค้าด้วย ผมคิดว่าการอบรมนี้ช่วยสร้างแรงผลักดันให้เนื้อหาอ่านง่ายขึ้น เนื่องจากการอบรมนี้สามารถนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงด้านความตระหนักรู้ได้ ผมจึงคิดว่าการอบรมใน "โครงการสร้างเนื้อหาธุรกิจที่เข้าใจง่าย" จะเป็นประโยชน์ต่อทุกแผนกครับ
ตัวอย่างเช่น พนักงานขายมีโอกาสสร้างสรรค์สื่อสิ่งพิมพ์ที่หลากหลาย รวมถึงการนำเสนอสินค้าให้กับลูกค้า ฝ่ายการตลาดก็รับผิดชอบทุกอย่าง ตั้งแต่โฆษณาทางโทรทัศน์ไปจนถึงป้ายโฆษณาป๊อปอัพในร้านค้า แต่งานส่งมอบส่วนใหญ่มักจะเป็นงานเอาท์ซอร์ส ผมคิดว่าถ้าพวกเขาสามารถพัฒนาทักษะในการจัดระเบียบและนำเสนอข้อมูลได้ จะเป็นประโยชน์ต่อพวกเขาในการเป็นผู้อำนวยการ ยิ่งไปกว่านั้น การนำทักษะนี้ไปปรับใช้กับการฝึกอบรมพนักงานใหม่ก็น่าจะดี ผมคิดว่ามันน่าจะมีประสิทธิภาพมาก เพราะจะช่วยให้พวกเขาได้ฝึกฝนทักษะในการสร้างสรรค์สื่อสิ่งพิมพ์ตั้งแต่เริ่มต้น
ไนโตะ: "ถ้ามีหลักสูตรขั้นสูงกว่านี้ หรือหลักสูตรขั้นสูงกว่านี้ โดยอิงจากพื้นฐานจริงๆ ผมก็อยากเรียนหลักสูตรนี้เหมือนกันครับ ผมอยากให้นำไปประยุกต์ใช้ในแผนกต่างๆ แต่ถ้าถึงขั้นที่แผนกอื่นๆ สามารถแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการออกแบบได้ ผมว่าผมคงรู้สึกกังวลนิดหน่อยเวลาจะเสนอโครงการ (หัวเราะ)"
โทโยดะ: "น่าสนใจทีเดียวถ้าทั้งบริษัทร่วมมือกันพัฒนาและกลายเป็นประเด็นที่พูดถึงกัน มีคนบอกว่า 'เอกสารของโซจิรุชินี่สุดยอดไปเลย!' (หัวเราะ) ยังไงก็ตาม ผมมั่นใจว่าทุกแผนกก็อยากให้เอกสารอ่านง่ายขึ้น ผมหวังว่าเรื่องนี้จะขยายไปยังแผนกอื่นๆ ด้วย หากมีเนื้อหาหรือธีมอะไรที่ช่วยเราพัฒนาต่อไปได้ ผมยินดีขอความช่วยเหลือจากคุณอีกครั้งครับ"
จากการสำรวจหลังการฝึกอบรม ผู้เข้าร่วมทุกคนต่างตอบว่าการฝึกอบรมนี้มีประโยชน์ต่อการสร้างสรรค์สื่อการเรียนรู้ในอนาคต และรู้สึกพึงพอใจ นอกจากนี้ เรายังได้รับความคิดเห็นเกี่ยวกับหัวข้ออื่นๆ นอกเหนือจากงานที่ได้รับมอบหมายในปัจจุบันที่พวกเขาสนใจ เช่น "การแนะนำผลิตภัณฑ์และบริการ" และ "เอกสารประชาสัมพันธ์และประกาศข่าวประชาสัมพันธ์ ข่าวประชาสัมพันธ์ ฯลฯ" เราจะยังคงมุ่งเน้นการพัฒนาโปรแกรมการฝึกอบรมให้ดียิ่งขึ้นต่อไป
โปรดดูหน้าของเราเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการฝึกอบรมการสร้างเอกสาร (ค่าใช้จ่าย กระบวนการ ความคิดเห็นของผู้เข้าร่วม ฯลฯ)
หากคุณสนใจในการฝึกอบรมการสร้างเอกสารหรือแบบอักษร UD ที่ใช้ในการฝึกอบรม หรือหากคุณกำลังพิจารณาที่จะแนะนำหรือใช้งานแบบอักษรดังกล่าว โปรดอย่าลังเลที่จะถามเราคำถามใดๆ ด้านล่างนี้
● หากคุณต้องการใช้ฟอนต์ UD สำหรับองค์กร เราขอแนะนำ "แผนฟอนต์ MORISAWA BIZ+ UD สำหรับองค์กรสาธารณะ" สำหรับรายละเอียดแผนที่นี่