山形銀行自1896年成立以來，一直是推動區域發展壯大的動力。然而，隨著時代變遷，業務運作也變得日益多樣化和複雜化，銀行內部的組件中，尤其面臨著資訊單向傳播日益增多的問題。為此，該銀行經營企劃部混合戰略室的安野先生積極尋求解決方案。透過與森澤先生的聯繫，該銀行於2024年1月針對經常進行資訊傳播的總部員工，實施了名為「『感性』商務資料製作計畫」的內部培訓計畫。我們訪問了實際參與培訓的人事總務部的橫尾先生和鈴木先生，了解了培訓的效果以及培訓之後發生的變化。
從創造交流材料到改變訊息傳播意識
安野：“正如標題所示，透過這次培訓，我們能夠傳達給目標受眾的信息量確實增加了。我感覺，‘以目標受眾為中心進行信息傳播’的理念正在逐漸深入人心，尤其是在參加培訓的總部員工中。”
例如，在銀行內部群發軟體的公告欄上，過去以純文字為主的資訊發布量有所減少，取而代之的是標題簡潔、配圖豐富的貼文。此外，各種會議資料也開始使用圖表來突出重點。培訓中傳授的許多技巧也應用於面向外部的投資者關係資料中。這些變化不僅使資料更易於閱讀，也改變了資訊發布者的思考方式。
我們最初申請這次培訓是因為山形振興計畫研究*這一切始於我參觀了森澤教授在「Blogger Japan」活動中開展的提高訊息傳播品質的計畫。我看到參與公司製作的材料有了顯著的改進，並堅信這將成為我們銀行員工變革的催化劑。回顧訓練後的變化，我覺得成果顯著。
* 山形縣山形市森澤大學與計畫設計研究生院的聯合項目
幫助您擺脫常規的材料！用於創建有效溝通的商業文件的程序
~製作傳單~
[第一部分講座]
我們將介紹創建良好「交流」材料所必需的具體技術，例如平衡文字、顏色和形狀，以及如何選擇具有高可見性的字體。
[第二部：工作]
任務是重新製作傳單。
提交的作業會附上一份包含評論的“建議表”，以幫助學生加深理解。
訓練效果也減少了工作時間和事故
安野：“‘7:3規則：可見資訊與想讀資訊’，以及人們觀察事物時使用的‘Z視線’等，這些能夠有效溝通的素材製作技巧在銀行培訓中很少被教授。正因如此，許多學員都表示‘坦白說很有趣’，‘我學到了廣告設計等領域的吸引力機制’。”
橫尾：「我一直以為設計是只有設計感很強的人才能做的事情，所以從來沒想過自己能做到。不過，這次學習到的信息、字數、字體、頁邊距等，都讓我能夠輕鬆理解，連我自己都能理解的排版流程，這些都讓我在之後的創作中運用到了這些知識。”
鈴木：“我的設計意識也降低了。此外，我認為培訓幫助我為部門同事們提供了更多關於他們創作材料的建議。最近，我們一直在合作，在創作材料之前共同探討材料的結構和佈局，這有助於我們雙方提高工作效率。”
橫尾：“一旦掌握了仔細審查信息並正確傳達的能力，在向外部設計師和插畫師委託工作時，就能下達具體的指令。這不僅能提高成品的精度，還能減少工作損失，從而提高生產力。”
鈴木：「培訓的形式也很好，因為我們決定採用線下授課而非線上授課。這種讓學員現場複習所學內容的方式很有效，而且我們能夠鞏固在培訓中學到的知識。學員之間也進行了熱烈的意見交流，我認為這營造了一種線上無法實現的團結感。”
安野：“雖然銀行仍然保留著主要通過書面文件進行信息共享的文化，但通過這次培訓，我深刻體會到‘如果不考慮接收者，就無法真正傳達信息’這一理念。由此，銀行內部的信息傳播和溝通得到了改善，各種情況下的事故也隨之減少。”
1、7、l、I的區別，一家銀行獨特的字體意識
訓練期間，Morisawa 也介紹了通用設計字體，並進行了問卷調查。在培訓前，只有約 30% 的參與者了解通用設計字體，但培訓結束後，當被問及「您是否願意在工作中使用通用設計字體？」時，超過 95% 的參與者回答「是」。我們也詢問了他們對字體的態度。
安野：“大約八年前，我們制定了一條內部規定，網站上發布的新聞稿和PPT演示文稿必須使用指定字體。合同等對外發布的正式文件仍然使用明朝字體，但其他文件則優先考慮易讀性。幾年前，存摺上的字體也進行了更改。系統更新時，字符識別率成了一個問題，所以我們選擇了客戶存摺上的字體。”
然而，當時我認為大多數銀行員工並不理解字體變化的意義。這次培訓讓我再次意識到，更改字體會影響可讀性和識別率。我對數字“1”和“7”以及小寫字母“l”和大寫字母“I”之間的差異尤其感到驚訝。我們是一個最注重數字的行業，所以我認為調查結果也反映了這種理解。
訊息傳播技巧助力品牌打造
安野：「山形銀行的第21個長期經營計劃將於2024財年啟動，我們設定的目標之一是‘營造樂於挑戰的企業文化’。‘挑戰’不僅包括開拓新業務，還包括在素材創作方面獨創性，就像我們這次所體會到的那樣。我們計劃未來繼續舉辦培訓，並將其擴展為全年制。”
鈴木：“近年來，我們在周末舉辦一些輕鬆的研討會或工作坊時，感興趣的人總是踴躍舉手。也有人表示，他們想參加以演示材料為主的培訓，所以我們想考慮一些更輕鬆、更容易參與的培訓。”
橫尾：“從內部品牌建設的角度來看，我希望信息傳播培訓能夠幫助我們更新和提升組織水平。為了避免上司無法理解我們在培訓中學到的知識，我希望廣大員工都能獲得相同的知識。我認為，為了統一公司標準，這樣的機會非常必要。”
安野：「現實情況是，從公平的角度來看，銀行很難在金融產品上呈現出極端差異。這意味著我們每位員工的個性都很重要。如果我們擁有一個穩固的品牌主幹，我們就可以自由地成為右支或左支，所以我認為我們可以創建一個讓每位員工都能充分發揮個性的組織。”
溝通技巧，例如在演講和演講時體諒他人，實際上有助於統一組織意識，從而建立品牌，增強組織凝聚力。為此，森澤先生從字體製造商的角度出發，致力於開發能夠將組織「身分」正確傳達給所有員工的培訓項目。如果管理階層的想法能夠正確傳達，就能創造一個穩定的組織，無論是在內部溝通或是在對外訊息傳播方面。我們將繼續密切關注山形銀行如何有效地進行資訊溝通。
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